Assim parece a comunicação interna em muitas empresas:
São definidas as metas, alinhados os resultados e comportamentos esperados e líderes e colaboradores negociam os recursos necessários para as entregas.
O trabalho começa a ser desenvolvido, as primeiras atividades são realizadas e os funcionários acreditam estar no caminho certo. Porém, no dia a dia, o feedback não acontece, gerando desmotivação e baixa produtividade por parte da equipe.
Profissionais sentem falta de uma liderança assertiva por diversos motivos, mas a comunicação e o feedback, sem dúvida, são alguns dos principais, levando até ao desligamento voluntário do emprego.
Continue a leitura e saiba como aplicar um feedback organizacional efetivo.
Feedback é uma palavra de origem inglesa, na qual feed significa “alimentar” e back significa “de volta”. Ou seja, “realimentar” ou “alimentar de volta”, fazendo parte do processo de acompanhamento e condução ao objetivo final.
No mundo corporativo, o feedback é um processo que leva à reflexão de algo que foi orientado e que gera mudança de comportamento.
É uma ferramenta indispensável para uma comunicação assertiva e para criar relacionamentos sustentáveis, sendo uma via de mão dupla. Líderes e liderados fornecem e recebem feedback.
Utilizada também no processo de gestão de desempenho como forma de construir o Plano de Desenvolvimento Individual (PDI), essa ferramenta apresenta muitos benefícios para as empresas.
A ausência do feedback gera insegurança nos profissionais quanto ao trabalho que estão realizando e o caminho a ser percorrido.
Ou seja, sem a retroalimentação de seus superiores, o nível de satisfação e motivação destes profissionais diminui, o que acarreta na falta de colaboração e um clima organizacional prejudicado.
Feedbacks avaliam comportamentos, sejam de pessoas ou grupos. Na gestão de desempenho, comportamento se traduz em “como” os resultados serão alcançados. E, por resultados, entende-se “o que” será entregue.
Desta forma, o feedback avalia como uma pessoa ou grupo está fazendo uma determinada entrega e aponta erros e acertos. Elogios, correções e alterações de rota podem ser comuns. Sendo assim, não existe um feedback positivo ou negativo, mas um acompanhamento seguido de uma orientação do resultado esperado.
Mesmo assim, precisamos tomar cuidado com a comunicação utilizada, para não promover um “critica-back” ou “destroi-back”, o qual poderá gerar desconfiança, além de criar um ambiente tóxico e um clima organizacional ruim.
Para entender porque o feedback é importante em uma organização é preciso partir da premissa de que ele faz parte do fluxo de comunicação interna da empresa.
Com isso, compreendemos que ele é fundamental para a integração de todos os envolvidos na busca do resultado.
O feedback como parte da gestão do desempenho proporciona o desenvolvimento contínuo do colaborador no seu dia a dia. Ele interfere tanto no seu comportamento quanto no seu resultado, contribuindo para o seu crescimento profissional.
Já a empresa ganha em produtividade, uma vez que os funcionários seguem em melhoria contínua de desempenho.
Mas, não só por isso. Ao pontuar erros e acertos e recalcular a rota da equipe, aumentam também as chances de trilharem o rumo correto até os resultados desejados.
Desta forma, o feedback também serve como indicador para gestores mensurarem se a estratégia está realmente funcionando.
Um líder preocupado em aprimorar comportamentos e elevar os resultados da equipe faz do feedback uma rotina para a prevenção da falta de direcionamento, insegurança e sentimento de desvalorização.
Para garantir que o momento do feedback no ambiente organizacional seja proveitoso e a mensagem seja eficaz, existem algumas dicas que auxiliam qualquer pessoa, seja gestor ou colaborador:
Prepare-se com antecedência e selecione os pontos que precisam ser tratados no feedback. Assim, você terá propriedade para falar e também mostrará o valor daquele momento e da pessoa que receberá o feedback.
Seja claro e objetivo, para evitar más interpretações sobre o assunto tratado. Para facilitar o entendimento do feedback, é necessário usar exemplos e uma linguagem compreensível para o outro, além de ter cuidados com a linguagem corporal e o tom da voz.
Embora em muitas empresas o feedback seja algo corriqueiro recomenda-se que esse momento seja planejado, inclusive separando um horário e local adequado para realizá-lo, de forma que emissor e receptor se sintam confortáveis e não haja abertura para constrangimentos, por exemplo.
Uma ideia muito difundida sobre o tema é encontrada no livro Feedback para Resultados na Gestão por Competências pela Avaliação 360º, de Rogério Leme: “elogie em público e se necessário criticar faça-o em particular”.
Enquanto se aplica um feedback também é essencial ouvir atentamente o outro, deixar de lado o julgamento, para a eficácia da comunicação.
Ao final da conversa, é bom certificar-se de que o outro compreendeu a mensagem do feedback, estimulando que faça um resumo oral do conteúdo da conversa. Assim é possível corrigir quaisquer distorções.
A psicóloga, mestre em psicologia social e consultora organizacional Fela Moscovici, em seu livro Desenvolvimento interpessoal: Treinamento em grupo também deixa orientações para a construção de um bom feedback nas organizações.
Segundo ela, o processo precisa ser:
– Descritivo: relatando um fato e não fazendo um julgamento;
– Específico: indicando o comportamento que deve ser observado;
– Compatível: com as necessidades do comunicador e do receptor;
– Dirigido: apontando comportamentos que sejam possíveis de modificar;
– Solicitado: quando possível, que o receptor faça perguntas que possam ser respondidas por outros observadores;
– Oportuno: quanto mais próximo ao fato o feedback for dado, mais útil será;
– Esclarecido: para reduzir ruídos e proporcionar uma perfeita compreensão da mensagem do emissor.
Um método que vem sendo usado para aplicar feedback é o SCI (Situação, Comportamento e Impacto), criado pelo grupo Center for Creative Leadership. Ele sugere um padrão de mensagem que facilita montar o feedback e proporciona uma comunicação clara, não-violenta e baseada no comportamento.
Comece expondo para a pessoa a situação que gerou o feedback, dizendo quando, onde e como aconteceu.
Exemplos:
“Hoje pela manhã (quando), durante a daily (onde)…”
ou
“Ontem (quando), na reunião com a diretoria (onde)…”
Aqui, descreva o comportamento específico que levou ao feedback, com o mínimo de julgamento possível para evidenciar a ação.
Exemplos:
“… você (quem) me interrompeu bruscamente (o que) enquanto eu orientava a equipe (como) …
ou
“… você (quem) surpreendeu a todos com a apresentação do novo produto (o que)…”
Na última etapa, mostre à pessoa qual foi o impacto ou a consequência do comportamento que ela teve.
Exemplos:
“… e eu me senti desrespeitada, porque desviou a atenção de todos de um assunto importante.”
ou
“… utilizando exemplos do cotidiano para explicar os benefícios aos clientes.”
Você pode concluir os feedbacks perguntando como evitar ou melhorar aquela situação.
Neste gráfico podemos ver um resumo da estrutura do SCI:
Será que existe um “melhor momento” para dar feedback?
Na verdade, sim. Antes do final ou da conclusão de uma entrega, uma vez que o feedback é uma realimentação. Ele deve ser aplicado durante o desenvolvimento do projeto e não após a entrega.
Em algumas empresas, existem momentos específicos para realizar os feedbacks. Mas, na maioria das organizações, é uma atitude corriqueira, expressa por uma comunicação aberta e transparente.
Importante: sempre dê preferência pelo feedback presencial ou por vídeo, senão, no máximo, por telefone. Nunca por e-mail ou mensagem.
Como vimos, o feedback é uma prática inerente à função de gestão, de forma a garantir a eficiência das atividades e dos próprios liderados, porém, não é tão simples assim, e muitas vezes esta prática é feita carregada de medos, tanto da parte de quem dá quanto da parte de quem recebe.
Agora que você já sabe o que é feedback e o papel dele no ambiente organizacional, imagine realizar sessões de feedback com todos os seus liderados?
Se seu time for pequeno, talvez isso não seja um problema. Mas logo passará a ser quando sua empresa atingir um crescimento exponencial, por exemplo, e os times se tornarem maiores e mais diversos.
Nesse cenário, a melhor opção é contar com uma ferramenta que ajude tanto você quanto outros líderes a terem uma comunicação interna facilitada com os indivíduos que compõem as equipes, abandonando e-mails e canais de comunicação alternativos e pouco seguros, como aplicativos de mensagem.
A UseRH, oferece o seu módulo de Avaliações, onde já é possível realizar avaliações de desempenho e construir PDI, e, em breve, terá a funcionalidade de feedback.
Desta forma, gestores e colaboradores poderão trocar feedbacks em um ambiente online seguro e de fácil navegação, no qual as mensagens ficarão registradas para consulta a um clique, utilizando filtros de busca.
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