Existe uma etapa no ciclo da avaliação de desempenho que às vezes é negligenciada ou vista com pouca importância pela gestão, que é o ciclo de feedbacks.
Após todos os participantes responderem seus formulários de avaliação e os resultados apontarem o desempenho dos colaboradores, é necessário que os gestores realizem uma conversa de feedback com cada subordinado, e que também registrem formalmente o momento.
Essa ação é importante para entender os pontos de baixo desempenho, reconhecer conquistas e pontos de alto desempenho e alinhar expectativas para os próximos meses até a nova avaliação acontecer.
O resultado da avaliação de desempenho é mal aproveitado quando não há feedback, fazendo com que as pessoas fiquem – ou continuem – sem saber se estão indo bem ou mal nas suas funções, como está o seu desenvolvimento profissional e quais as perspectivas sobre o futuro.
Para que o feedback após a avaliação de desempenho seja feito da melhor forma possível na sua empresa, preparamos este artigo com dicas para o RH, para os gestores e também para os colaboradores. Afinal, todos precisam de feedback.
– Por que fazer o feedback após a avaliação de desempenho?
– O balde vazio
– Benefícios do feedback
– Como dar feedback após a avaliação de desempenho?
– 7 atitudes que devemos evitar ao dar feedback
– 3 técnicas para dar um feedback eficiente
– Ferramenta de Gestão de Desempenho: avaliação de desempenho, feedback e PDI [bônus]
Para começar, você sabe o que é feedback? Tem o hábito de dar feedbacks ou de receber feedbacks? A sua empresa estimula o “papo reto” entre as pessoas?
Bem, o autor Richard L. Williams (2005) em seu livro “Preciso saber se estou indo bem!” afirma que o feedback é um nutriente essencial para a vida, assim como o ar, a água e a comida.
O feedback pode ser definido como um processo que leva à reflexão e que gera mudança de comportamento. Ele está sempre alimentando as pessoas de “retornos” sobre as suas atitudes e resultados.
Por isso é uma ferramenta indispensável para uma comunicação assertiva e para relações saudáveis e de confiança.
Tão importante quanto saber o que é um feedback é entender o que pode acontecer quando deixamos de dar feedback e quais os benefícios de ter uma cultura de feedback na organização.
Segundo Williams (2005), de uma maneira geral, as pessoas que não recebem feedback podem apresentar um comportamento incompreendido pelos gestores e colegas de trabalho.
É comum que pessoas que tiveram um excelente desempenho sofram com uma queda brusca das suas entregas por deixarem de ser acompanhadas por seus líderes e de receberem retorno deles.
Gestores podem cometer o erro de acreditarem que um colaborador sabe que é bom (desempenho) e que é reconhecido por isso de tal forma que não precisa mais receber feedback positivo, passando a ignorá-lo.
Porém Williams (2005) afirma que “[…] todos os profissionais precisam de feedback para ser produtivos. Se não recebem um retorno apropriado, as pessoas tendem a criar problemas no trabalho, e isso faz com que a empresa perca tempo e dinheiro tentando resolvê-los.”
O autor associa uma pessoa sem feedback a uma pessoa como um balde vazio e, muitas vezes, furado por críticas que recebem no lugar de feedbacks que o fizesse progredir, e aponta alguns comportamentos que indicam baldes vazios:
1 – Baixo nível de produção/desempenho
2 – Dificuldade de relacionamento
3 – Pouca iniciativa
4 – Linguagem corporal
Enquanto isso, uma pessoa que recebe feedback adequado tende a buscar manter ou aumentar a sua produtividade.
Desenvolver uma cultura de feedback traz benefícios para a empresa, uma vez que afeta positivamente os colaboradores. De maneira geral, o feedback oportuniza a mudança e o crescimento e também:
1 – Maior engajamento e produtividade para o profissional, que saberá exatamente para onde ir e que comportamento desenvolver;
2 – Equipe mais colaborativa uns com os outros – se todos receberem o feedback -, pois estarão tranquilos sobre seus pontos de melhoria e podem se ajudar;
3 – Elucida questões eventualmente não resolvidas;
4 – Reorienta atividades a serem realizadas;
5 – Melhora os comportamentos;
6 – Gera uma relação de confiança entre as partes;
7 – Propicia um bom clima organizacional;
8 – Melhora os resultados da empresa.
No contexto da avaliação de desempenho, o feedback esclarece como os avaliadores percebem o desempenho do colaborador. O que antes era uma nota “fria” de uma avaliação feita respondendo formulários, passa a ser um diálogo aberto com uma pessoa que deseja ver o desenvolvimento de outra.
O feedback após a avaliação de desempenho também é usado como forma de construir o Plano de Desenvolvimento Individual (PDI). É um momento tanto de análise dos pontos positivos e negativos de desempenho como de propor o que fazer para mudar ou melhorar.
Assim como o feedback do dia a dia, o feedback após a avaliação de desempenho deve ser imediato. Ou seja, tem que ser dado próximo ao fato ou situação que ocorreu e gerou necessidade de feedback. Nesse caso, é o próprio resultado da avaliação de desempenho.
Além disso, ele precisa ser honesto e emocionalmente favorável, nunca agressivo. Para isso, posicione-se de maneira que sugira empatia, abertura e atenção à quem você está dando o feedback.
Outros cuidados também se aplicam ao feedback após a avaliação de desempenho.
Não ser específico: dirigir o feedback à “pessoa em si” de forma genérica, não ser específico e não estruturar em torno de comportamentos observáveis. Por isso, prepare-se para dar o feedback, analise o resultado da avaliação e seja objetivo;
Falar em nome de outras pessoas: Não se deve fazer isso, pois as outras pessoas não estão na conversa e isso pode mais confundir do que apoiar o desenvolvimento de quem está recebendo o feedback;
Dar feedback em público: recomenda-se que separe um horário e local adequado para realizar o feedback, de forma que tanto quem dará quanto quem vai recebê-lo se sintam confortáveis e não haja abertura para constrangimentos;
Fazer piadas: em alguns casos isso pode minimizar a importância da conversa;
Oferecer feedback correndo: esse momento deve ser de atenção e escuta ativa para desenvolvimento;
Dar sugestões: sem ser solicitado ou sem ter o aval da pessoa para fazê-lo;
Falar em tom punitivo: seja empático e expresse desejo de desenvolvimento ao invés de punição.
E agora você sabe o que não fazer durante um feedback, preparamos uma ilustração para orientar quem vai dar o feedback e quem vai receber o feedback.
Existem algumas técnicas que podem ajudar os gestores e também os colaboradores na hora de dar o feedback. Essas técnicas e métodos podem ser aplicados não só na reunião de feedback, mas no dia a dia, em situações que gerem necessidade de feedback.
A primeira delas é apresentada por Williams (2005), que considera que o feedback não é nenhum bicho-de-sete-cabeças. Segundo o autor, o feedback “É importante, básico e muito simples. O problema é que muitos líderes não percebem a importância de encher os baldes dos seus colaboradores.”, afirma.
Para ele, o feedback classificado como positivo deve ser dado com mais frequência, e deixa 4 passos:
1 – Descreva um comportamento específico
2 – Descreva as consequências do comportamento
3 – Descreva como você se sente em relação ao comportamento
4 – Descreva por que você se sente dessa forma
Um quinto passo pode ser adicionado caso queira transformá-lo em um feedback corretivo, visando uma mudança de comportamento, que é:
5 – Descreva o que precisa ser mudado
Uma técnica utilizada pela Rhopen Consultoria é a do “Papo Reto”, no qual cada letra da palavra RETO aponta uma diretriz para o momento do feedback. Veja:
Outro método que vem sendo usado para aplicar feedback é o SCI (Situação, Comportamento e Impacto). Ele foi criado pelo grupo Center for Creative Leadership, e sugere um padrão de mensagem que facilita montar o feedback e proporciona uma comunicação clara, não-violenta e baseada no comportamento.
Comece expondo para a pessoa a situação que gerou o feedback, dizendo quando, onde e como aconteceu.
Aqui, descreva o comportamento específico que levou ao feedback, com o mínimo de julgamento possível para evidenciar a ação.
Na última etapa, mostre à pessoa qual foi o impacto ou a consequência do comportamento que ela teve.
Você pode concluir os feedbacks perguntando como evitar ou melhorar aquela situação.
Neste gráfico podemos ver um resumo da estrutura do SCI:
Uma excelente forma de acompanhar tanto o ciclo de avaliação de desempenho quanto o de feedback é utilizando uma plataforma de gestão de desempenho, como a da USERH.
O módulo de Avaliações da USERH acabou de ser lançado e oferece ferramentas para campanhas de avaliação de desempenho, gestão de metas e PDI.
E, dentro do ciclo de avaliação de desempenho da USERH, todos os feedbacks devem ser
registrados pelos gestores e aceitos pelos colaboradores, indicando que foram recebidos com sucesso após uma reunião de feedback.
Além disso, a própria ferramenta encaminha o gestor para criação de PDI quando o desempenho do colaborador é abaixo do esperado pela empresa.
É possível criar também metas em diferentes níveis e fazer toda a gestão de OKR dentro da plataforma e associar o resultado das metas à avaliação de desempenho.
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