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março 3, 2023

RH online: como tornar o setor digital da admissão ao desenvolvimento

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A sua empresa tem um RH online?

Esse termo simples e autoexplicativo esconde uma série de transformações digitais que podem alavancar a sua gestão de pessoas e melhorar a performance do seu time de RH.

Neste artigo, veremos quais as características de um RH online, as principais dificuldades dos RHs analógicos e conhecer os benefícios de ter um RH digital. Identificaremos ainda a influência positiva sobre os processos de admissão, treinamento e desenvolvimento e gestão de desempenho. 

Neste artigo você vai ver:

  • O que é RH online
  • Admissão online
  • Treinamento e desenvolvimento online
  • Gestão de desempenho online
  • Conclusão

 

Continue a leitura e compartilhe com a sua equipe!

O que é RH online?

Podemos chamar de RH online a digitalização das atividades operacionais da gestão de recursos humanos, por meio de tecnologias como softwares e plataformas online. 

Essas tecnologias digitais atualmente unem ferramentas do dia a dia do RH a soluções técnicas, como automação de processos, armazenagem em nuvem, big data e people analytics. Com isso, conseguem entregar mais agilidade e eficiência nas tarefas operacionais do que as ferramentas analógicas.

Indo além, o RH online entrega insumos para tomadas de decisões estratégicas, poupa tempo de analistas e gestores, reduz custos operacionais e melhora a experiência do colaborador.

Atualmente, todos os subsistemas de recursos humanos podem ser geridos de forma online, por meio de sistemas de RH. Assim, a tecnologia torna a gestão da jornada das pessoas na empresa mais ágil – desde a integração, passando pelo monitoramento, desenvolvimento profissional e processos de saída.

A seguir, veja como tornar tudo isso possível.

Admissão online

De modo geral, o trabalho do Departamento Pessoal é operacional. E quando falamos da admissão de pessoas, ele se apresenta como um processo extenso.

O profissional de DP precisa se comunicar com o recrutador, com o candidato e com órgãos do governo, solicitar documentos e validá-los e, ainda, mobilizar a equipe para a integração do novo colaborador.

E, para piorar, geralmente é necessário usar ferramentas diferentes para cada uma dessas etapas.

Por exemplo:

Nesse fluxo de exemplo, podemos constatar como as informações ficam fragmentadas em diferentes ferramentas e, no final, precisam ser todas reunidas em um único documento de forma manual. Uma planilha, que vai ser amplamente consultada e atualizada com outras informações a cada movimentação do colaborador na empresa.

Com isso, aumenta-se também o risco de perda de informações, erros de registro e desatualização. Todas essas deficiências do processo operacional geram custos extras à empresa. 

Imagine o custo gerado quando um uniforme é solicitado com tamanho errado ou quando documentos e materiais são destinados a endereços desatualizados.

Lidar com a ansiedade e a insegurança do candidato à admissão é outra face do trabalho. As pessoas querem saber o status do processo de admissão e os próximos passos.

A esta altura, você deve estar se perguntando “como o RH online resolve esses problemas?”. Por isso, já vamos te explicar.

Os benefícios do RH online

Centralização

O primeiro benefício de ter um software ou plataforma para realizar a admissão online é a centralização das informações. Ter todas as comunicações e informações registradas em uma única ferramenta.

Visualização das etapas e status do processo

Outra vantagem é a construção de fluxos padrões de admissão, onde todas as etapas já estão mapeadas e facilitam a visualização do status da admissão.

Redução de custos

A concentração das informações em um único local, reduz os riscos de erros e perda de informação, o que previne também a ocorrência de custos extras.

Agilidade 

Algumas etapas do processo de admissão podem ser automatizadas, como comunicados e solicitações, dispensando a necessidade de redigir e enviar um e-mail, por exemplo, para o candidato ou alguma área.

Ganho de tempo e produtividade

Se a automatização do processo reduz as atividades operacionais e dá mais agilidade, há reflexo positivo nos prazos de entrega da equipe e ganho de tempo para ser investido em outras demandas do setor.

Transparência

A organização do processo permite à equipe ter mais clareza sobre gargalos e pontos de melhoria.

Em breve a UseRH irá lançar o módulo de Onboarding, com soluções para admissão e integração de novos colaboradores nas empresas e essas e outras demandas serão amplamente atendidas pelo sistema.

Treinamento e desenvolvimento online

O T&D é uma das áreas de Recursos Humanos responsáveis pelo desenvolvimento das habilidades dos colaboradores dentro da empresa por meio de treinamentos, cursos, workshops, oficinas e outras ações.

As ações de treinamento e desenvolvimento contemplam tanto habilidades comportamentais quanto técnicas, e devem estar alinhadas às necessidades da empresa e anseios profissionais do colaborador.

Ações de treinamento e desenvolvimento são orientadas a partir do  Plano de Cargos e Salários (PCS), Avaliação de Desempenho, Planejamento Estratégico e indicadores de RH.

Em um mercado de trabalho competitivo, a oferta de treinamento e desenvolvimento torna-se também uma estratégia de retenção de talentos e de formação de mão de obra qualificada para novas funções ou sucessão.

Também é aplicado para integrar novos colaboradores e tem papel fundamental no engajamento e aderência à cultura corporativa.

Porém, uma grande dificuldade enfrentada pelo T&D é a de organizar e manter uma rotina de treinamentos dos colaboradores, principalmente se a equipe de RH for enxuta.

A falta de materiais de treinamento e de disponibilidade de pessoas para dar treinamentos e realizar capacitações são alguns dos motivos.

Afinal, como é para um gestor de área estar sempre repetindo o mesmo treinamento de integração a cada novo colaborador que chega?

Com os novos formatos de trabalho – híbrido e remoto – popularizados com a pandemia de covid 19, há a necessidade de tornar os treinamentos e capacitações acessíveis online.

Neste sentido, ter uma plataforma online para gestão de aprendizagem (LMS) faz diferença, pois oferecem a estrutura necessária para escalar a capacidade de trabalho da equipe e aumentar a sua eficiência.

Benefícios de uma Universidade Corporativa

A Universidade Corporativa da UseRH é um dos sistemas online para treinamento e desenvolvimento de pessoas mais completos do mercado de Recursos Humanos e entrega os principais benefícios que um RH online para T&D, que são:

Aprendizagem à distância

Com um sistema online de treinamento e desenvolvimento é possível treinar colaboradores de qualquer lugar, disponibilizando cursos e trilhas de aprendizado. Avaliações de aprendizagem e relatórios de engajamento auxiliam no monitoramento da base.

Gamificação

Esse recursos aumenta o engajamento nos treinamentos e pode ser usado para premiar os melhores alunos segundo o ranking, por exemplo.

Autonomia de aprendizado

Ter uma Universidade Corporativa é sinônimo de flexibilidade e autonomia. O colaborador pode organizar-se para estudar entre as tarefas do trabalho, por exemplo.

Economia de tempo

Ao criar a própria trilha de integração ou disponibilizar cursos prontos dentro da plataforma, os mesmos podem ser acessados por diferentes colaboradores, de acordo com a estratégia determinada pelo T&D.

Ou seja, não é mais necessário consumir horas de gestores e especialistas em repetidos treinamentos presenciais ou em reuniões ao vivo.

Redução de custos

Com um único curso online, dezenas de colaboradores podem ser treinados de uma vez e ainda em diferentes tempos. Ou seja, se antes era necessário contratar o mesmo curso presencial mais de uma vez, hoje só é necessário fazer substituição quando este está desatualizado.

Relatórios gerenciais

Com a Universidade Corporativa da UseRH, o T&D consegue acompanhar o desenvolvimento dos colaboradores e o engajamento da base nos treinamentos, por meio de um relatório gerencial com diversos outros indicadores e de fácil visualização.

Afinal, dados são importantíssimos para a tomada de decisões assertivas.

Automatização de etapas

A gestão de aprendizagem online também permite a automatização de algumas etapas, como a comunicação sobre novos conteúdos, cursos e trilhas, além da emissão de certificados. 

Uso de diferentes formatos de arquivo

O online também amplia a diversidade de formatos de arquivos e conteúdos que podem ser aplicados na jornada de aprendizagem, como, vídeos, apresentações em slides, áudios, PDFs, artigos online, imagens, entre outros.

Gestão de desempenho online

Quando falamos de gestão de desempenho, logo pensamos em avaliações, plano de desenvolvimento individual e gestão de metas, que são ferramentas que a empresa usa para obter dados sobre performance organizacional e de planejamento de RH e aperfeiçoar a comunicação e motivação dos colaboradores.

No entanto, muitas empresas ainda usam planilhas para a gestão de desempenho.

Com isso, elas têm um trabalho altamente operacional para lidar com um alto volume de dados, o que aumenta o risco de erro humano.

No artigo Transformação digital no RH: saindo do zero com a avaliação de desempenho, falamos sobre as etapas mais burocráticas e operacionais do processo de avaliação de desempenho, que são:

  • Montagem do questionário avaliativo;
  • Comunicação de gestores e colaboradores;
  • Envio dos questionários;
  • Monitoramento do cumprimento dos prazos;
  • Compilação de dados e montagem de relatórios
  •  

Com esta visualização dos problemas, conseguimos entender com clareza quais são as vantagens de usar um sistema de RH online para esse processo. Entre elas estão:

Redução do trabalho manual

Não há mais necessidade de compilar dados para relatórios, criar centenas de planilhas e enviar uma a uma para preenchimento, pois o sistema reconhece a estrutura organizacional e realiza a distribuição.

Segurança 

Redução da perda de dados, vazamento de informações e erros de preenchimento.

Automação de tarefas

As comunicações de prazos, conferência de pendências e alertas são algumas das principais atividades automatizadas.

O módulo de Avaliações da UseRH entrega essas e outras ferramentas de gestão de desempenho online e de fácil usabilidade.

Conclusão

Vimos que o RH online pode revolucionar a gestão de pessoas com soluções tecnológicas online que unem ferramentas e técnicas para deixar tudo mais ágil e eficiente.

Vimos também as principais deficiências dos processos analógicos de admissão, treinamento, desenvolvimento e gestão de desempenho e quais os principais benefícios de usar o softwares e plataformas de RH online.

Também apresentamos um pouco da Universidade Corporativa, do módulo de Avaliações e Onboarding – que será lançado em breve – da UseRH e como eles atendem às necessidades digitais dos RH’s.

Esperamos que esse artigo tenha elucidado as possibilidades de transformação digital do seu RH.

 

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