O onboarding digital tem sido adotado como forma de integrar novos colaboradores em uma empresa desde que o trabalho remoto deixou de ser opção e tornou-se a única alternativa para a maioria das organizações durante a pandemia.
A pandemia de COVID-19 exigiu que todos se reinventassem, e não foi diferente com os profissionais de RH. Os setores de Recursos Humanos tiveram que adaptar seus processos para atender à nova lógica de trabalho: o remoto.
Se as entrevistas passaram de presenciais para videochamadas, a admissão migrou para aplicativos de comunicação ou nuvem, treinamentos e reuniões exigiram plataformas eficientes de transmissão ao vivo e muitos mais.
Entretanto, tão desafiador quanto alterar os processos foi estabelecer ou manter a conexão entre as pessoas no ambiente virtual.
Pensando nisso, neste artigo, apresentaremos as vantagens de realizar o onboarding digital, como e onde fazê-lo de forma eficaz.
Neste artigo você vai ver:
– Onboarding digital: o que é
– Vantagens do onboarding digital
– Para as empresas
– Para os novos colaboradores
– Para o RH
– Como e onde fazer o onboarding digital
– Conclusão
Continue a leitura e saiba como o onboarding digital pode facilitar o trabalho do RH, a admissão e a adaptação de novos colaboradores nas empresas.
Onboarding digital: o que é
O onboarding digital de funcionários é a forma da empresa receber e integrar um novo colaborador ao ambiente de trabalho, porém realizado de forma virtual.
Ou seja, o onboarding digital para novos empregados é a maneira de dar a eles boas-vindas e apresentá-los à equipe, às rotinas da empresa, regras, cultura, estrutura organizacional, à função e tudo quanto for necessário para que se sintam aptos e seguros para realizar o trabalho para o qual foram contratados, acelerando a adaptação.
Falamos mais sobre a definição de onboarding no artigo “10 estatísticas que provam que o onboarding é capaz de reduzir o turnover de colaboradores”, disponível em nosso blog.
Uma boa experiência de onboarding influencia na permanência de um profissional na empresa. Segundo levantamento da Bamboo RH, passar por um processo de onboarding sólido torna o novo contratado 91% mais propenso a se conectar com os colegas da equipe e vice-versa.
A principal diferença do onboarding digital para o presencial é que o onboarding digital usa a tecnologia como canal para realizar a integração, o que pode incluir a criação de guias de boas-vindas, tutoriais em vídeo, treinamentos online e até mesmo sessões virtuais com a liderança da empresa.
Também são utilizadas plataformas especializadas em admissão ou departamento pessoal, gestão de RH e em treinamento e desenvolvimento, para facilitar a comunicação remota e o fluxo de trabalho do departamento de Recursos Humanos.
O onboarding digital apresenta vantagens tanto para empresas quanto para colaboradores e profissionais de RH.
Vejamos a seguir.
Vantagens do onboarding digital
Para as empresas
Para empresas que adotam o modelo remoto ou híbrido de trabalho, a grande vantagem é poder contratar pessoas de qualquer lugar do mundo e realizar a integração à distância.
Desde receber a documentação, enviar formulários e coletar informações na admissão, até os treinamentos de integração, tudo hoje pode ser feito pela internet.
Concluída a admissão, a integração digital dos funcionários é uma opção mais econômica do que a tradicional, uma vez que não há necessidade de custear transporte e alojamento para estarem presencialmente na empresa.
A forma como o onboarding é realizado em cada empresa varia muito. Existem organizações que promovem dias, semanas ou até meses de integração do novo colaborador, revezando entre treinamentos, apresentações, projetos e avaliações.
Imagine como esses custos podem ser elevados em empresas com alto volume de contratações e rotatividade.
O colaborador ainda pode ser melhor preparado para as atividades que vai realizar, participando de um processo de integração personalizado. Com o auxílio de uma plataforma de treinamento e desenvolvimento, o RH monta uma trilha de treinamentos específica para cada função ou setor e disponibiliza online.
Com isso, terá profissionais mais aptos e alinhados com o trabalho a ser realizado, acelerando a adaptação e a entrega de resultados.
Com um fluxo de onboarding bem estruturado, a empresa também estabelece a sua primeira comunicação organizada com o novo contratado, ainda na admissão, atestando o caráter responsável da empresa.
Para os novos colaboradores
A organização onboarding traz segurança para o profissional que está sendo admitido, ao receber orientação adequada sobre cada etapa e ser bem direcionado. Mas, sem dúvidas, uma das principais vantagens para os novos colaboradores é a flexibilidade.
Isso significa que os novos funcionários podem acessar os materiais de treinamento, por exemplo, dentro de uma programação própria de horário, ajustando as responsabilidades a outras demandas, inclusive aos compromissos pessoais, e de qualquer lugar com internet.
É a chamada liberdade geográfica.
Sendo assim, não é necessário que se desloquem até a sede ou a uma filial da empresa para participar de treinamentos presenciais, economizando tempo e evitando desgastes de agenda.
O fato de a empresa poder preparar experiências personalizadas de onboarding, mais adequadas ao perfil e com ações específicas para a área de atuação do novo colaborador, também é benéfico para o profissional, que será melhor instruído.
Para o RH
Um dos principais beneficiados com o processo de onboarding digital é o setor de Recursos Humanos. Isso porque o RH conta com o auxílio de tecnologias para organizar o fluxo de integração, facilitando a operação.
Partes do processo de onboarding de funcionários podem ser automatizadas, reduzindo o tempo gasto com ações operacionais, como comunicados com outras áreas e com o próprio colaborador e a organização de prazos.
O recebimento de documentos e a validação, assim como o envio de formulários e solicitações podem ser concentradas em um único sistema, evitando a perda de dados.
O treinamento de integração também se beneficia, com a criação de trilhas de aprendizado específicas para o onboarding.
Como já exemplificamos, a empresa pode fazer:
1 – Trilha de Onboarding Geral: comum a todos os colaboradores, contando a história da empresa, apresentando a cultura organizacional, explicando benefícios e regras, repassando informações importantes para o dia a dia administrativo;
2 – Trilhas de Onboarding Específicas: com treinamentos específicos por setor ou função, com informações técnicas, como tutoriais sobre as tecnologias a serem utilizadas.
Usando uma plataforma de educação corporativa própria, o conteúdo pode ser reaproveitado, e o RH e os gestores de área economizam tempo porque não precisam repetir os treinamentos .
Os novos colaboradores têm uma experiência de treinamento autônoma e de fácil acesso remoto, e o RH acompanha o progresso de todos, emite certificados automaticamente e registra a conclusão no fluxo de onboarding.
Quando a plataforma de educação corporativa é integrada com a de onboarding, o trabalho torna-se ainda mais simplificado, uma vez que existe cruzamento de informações entre os sistemas.
Como e onde fazer o onboarding digital
O onboarding começa logo após a conclusão do processo de recrutamento e seleção, portanto estão integrados.
Assim que um profissional é aprovado em um processo seletivo, é iniciada a sua admissão. Aqui é a primeira parte do onboarding.
Para fazer um onboarding digital que realmente facilite a rotina do RH e também do novo colaborador, é preciso que o setor de Recursos Humanos tenha esse processo bem definido e mapeado, para que seja digitalizado com eficiência.
Existem plataformas no mercado atualmente nas quais é possível criar fluxos de onboarding, adaptando recursos genéricos e entregando maior organização.
Mas não se comparam ao uso de sistemas específicos para onboarding. Ainda no primeiro trimestre de 2023, a UseRH estará lançando uma plataforma própria para empresas e consultorias realizarem admissão e integração de novos colaboradores, entre outras movimentações específicas de RH.
Assim como os produtos de educação corporativa e de avaliações, o diferencial desta plataforma é que ela é feita de RH para RH. Foi pensada por profissionais de Recursos Humanos experientes para atender às dores do setor.
O módulo de Onboarding da plataforma da UseRH contará com fluxos prontos para diferentes modelos de contratação (CLT, PJ, estágio, menor aprendiz e outros), e as empresas poderão criar o seus próprios fluxos, totalmente personalizados.
Com esse workflow, o RH terá uma visão integral de todo o processo de onboarding. Além disso, todos os envolvidos são notificados automaticamente sobre a entrada de um novo colaborador.
Exemplo:
A empresa encerra o processo seletivo de torneiro mecânico e vai iniciar a contratação do melhor candidato à vaga, no fluxo de CLT construído por ela para esta posição.
Assim que o profissional é cadastrado ou importado na plataforma de onboarding e o fluxo selecionado, o DP é notificado automaticamente sobre as demandas de admissão e os prazos.
Concluída a admissão, o técnico em segurança do trabalho é acionado automaticamente com o prazo para providenciar o EPI e qual o material necessário, a segurança é notificada para providenciar a identificação, o analista de benefícios para solicitar o vale alimentação, passagem e plano de saúde e assim por diante.
Desta forma, todos sabem quais as suas ações e prazos para que tudo esteja pronto para a chegada do novo colaborador e integração dele à organização.
Outro diferencial será a realização de validação de documentos e informações dentro da própria plataforma, e que podem ser adicionadas em qualquer fase do onboarding, conforme definido pela própria empresa. Tudo isso em tempo real e com a visão por parte do gestor e do time RH responsável.
Além disso, o RH terá relatórios com indicadores básicos sobre admissão e onboarding, que o ajudaram a analisar de forma estratégica esse processo.
Conclusão
O onboarding digital tem o mesmo propósito do onboarding presencial, porém com a vantagem do uso da tecnologia, que traz mais agilidade, fluidez e dinamismo ao processo.
Entre as vantagens de usar o onboarding digital estão a possibilidade de fazer a integração de qualquer lugar do mundo com internet, o que é um grande benefício para empresas de modelo híbrido e remoto de trabalho, além da economia com custos de passagem e hospedagem e de tempo do RH e gestores com a automatização de algumas atividades.
Hoje é possível encontrar plataformas no mercado que conseguem absorver o processo de onboarding, mas a melhor maneira de ter um onboarding digital completo é contratando sistemas específicos, como o que será lançado pela UseRH ainda no primeiro trimestre.
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