Onboarding Digital com a plataforma UseRH

Um problema silencioso assola muitas empresas: a falta de um processo de onboarding digital bem estruturado. Aprenda a fazer!

No mundo dinâmico do mercado de trabalho atual, a retenção de talentos e a produtividade são as chaves para o sucesso de qualquer organização.

No entanto, um problema silencioso assola muitas empresas: a falta de um processo de onboarding digital bem estruturado.

De acordo com uma pesquisa da Career Builder, 36% dos empregadores não possuem um programa de integração formal, expondo seus novos colaboradores a uma experiência desorganizada e frustrante.

As consequências dessa negligência são graves:

– 28% dos funcionários podem abandonar o cargo nos primeiros 3 meses devido à má experiência de integração (Urban Bound).

– A reputação da marca como empregadora sofre com a alta rotatividade e a baixa satisfação dos colaboradores. (CareerBilder e SilkRoad)

Em compensação, uma boa experiência de integração é essencial para influenciar um novo colaborador a decidir permanecer na organização.

Por isso, preparamos este artigo explicando os principais pontos de um onboarding digital, e descrevendo um passo a passo prático de como fazê-lo na plataforma da UseRH.

Leia o artigo e compartilhe!

O que é Onboarding Digital

Para entender o que é o onboarding digital, é necessário primeiro compreender o que significa onboarding de colaboradores.

Para entender o que onboarding digital, é necessário primeiro compreender o que significa onboarding de colaboradores.

O termo “onboarding”, derivado do inglês, significa “receber, integrar e promover”.

Na prática, o onboarding representa a forma como a empresa acolhe e integra o novo colaborador à sua cultura, equipe e processos.

É um processo crucial que vai além da mera recepção, visando a imersão completa do novo membro na organização.

Com o avanço da tecnologia, e a crescente demanda por soluções digitais, o onboarding tradicional vem se adaptando à era digital.

Ou seja, tornou-se uma admissão e integração de novos colaboradores, por meio de plataformas digitais e ferramentas online.

Dessa forma, o onboarding digital surge como uma alternativa inovadora e eficiente para a integração de novos colaboradores.

O RH e o Onboarding Digital

O RH assume um papel fundamental no processo de onboarding digital, atuando como organizador e gestor de diferentes etapas, prezando pela efetividade da integração.

Assim, cabe ao RH:

– Definir os objetivos e estratégias do onboarding digital.
– Criar e gerenciar o conteúdo da plataforma digital.
– Comunicar e engajar os stakeholders envolvidos no processo.
– Monitorar o progresso dos novos colaboradores, e coletar feedback.
– Realizar ajustes e melhorias contínuas no onboarding digital.

Um processo fundamental para a empresa com tantas responsabilidades requer do RH soluções ágeis e que facilitem sua gestão.

Benefícios do Onboarding Digital:

Aplicar o onboarding por meio de plataformas digitais e ferramentas online traz vantagens para as equipes de recursos humanos, para a empresa, e para o novo colaborador.

Entre as principais, podemos pontuar:

Agilidade e escalabilidade: A plataforma digital permite a criação de fluxos de trabalho personalizados e automatizados, otimizando o tempo e os recursos da equipe de RH.

Assim, é possível realizar admissões e integrações simultâneas, em grandes mobilizações, por exemplo, de forma organizada e ágil, aumentando a produtividade do DP.

Experiência personalizada: O colaborador tem acesso a um portal individualizado com informações relevantes sobre a empresa, sua função, e os benefícios oferecidos.

Além de se comunicar diretamente com o time de Recursos Humanos e Departamento Pessoal, encaminhando documentos e dados por canal seguro, o que é importante garantir a confidencialidade das informações.

Engajamento e interatividade: Recursos como vídeos, quizzes e gamificação tornam o processo de integração mais dinâmico e atrativo para o novo colaborador.

O RH e as lideranças também são impactadas com a melhoria da comunicação entre as áreas envolvidas na movimentação e com a centralização das informações e automações.

Comunicação eficaz: A plataforma facilita a comunicação entre o novo colaborador, colegas de equipe e gestores, promovendo um ambiente mais acolhedor e colaborativo.

Acompanhamento e feedback: O onboarding digital permite acompanhar o progresso do novo colaborador e coletar feedback contínuo, possibilitando ajustes no processo e na experiência do colaborador.

Perigo: a fragmentação do Onboarding Digital

Apesar de todos esses benefícios, algumas empresas têm dificuldade para executar o onboarding digital.

Muitas vezes, o processo de onboarding digital inclui o uso de diversas ferramentas tanto para a gestão do RH e setores, quanto para a jornada de aprendizado do novo colaborador.

Essa fragmentação não é adequada, gerando problemas de adaptação nos novos colaboradores, conforme aponta estudo da Glean.

Segundo a pesquisa, 81% das empresas respondentes usam mais de 6 aplicativos e plataformas online, que podem incluir intranets, plataformas de reuniões virtuais, ferramentas de gestão de tarefas, servidores de e-mail, drives e outros.

O resultado: 81% concordaram com a afirmação de que ficaram sobrecarregados com informações durante todo o processo de integração.

E 46% concordaram, também, que as informações sobre o trabalho geralmente estão muito dispersas em diferentes plataformas.

Recomenda-se, portanto, concentrar o processo e as informações em um único canal. Se possível, as informações devem ser personalizadas por função ou setor, otimizando o processo de integração.

Pressa x Consistência no Onboarding

Outro ponto negativo, em muitas empresas, é a pressa em preparar o novo colaborador e torná-lo apto a realizar as atividades da função.

Na tentativa de acelerar o aprendizado, encurtam o tempo de onboarding e promovem uma inundação de informações em poucos dias.

Consequentemente, há uma sobrecarga pouco eficaz para construir o conhecimento sobre a empresa, sua cultura e processos.

De acordo com a pesquisa da CareerBuilder, 72% dos profissionais de RH afirmaram não estender seus programas de integração para além do primeiro mês.

No entanto, a duração recomendada de onboarding é de 90 dias, alinhando-se com a crença de que o onboarding efetivo deve levar, pelo menos, três meses.

Ter controle sobre todo o processo de onboarding é um dos motivos para realizá-lo digitalmente, com o auxílio de uma plataforma própria.

Como fazer o onboarding digital: passo a passo

Nas empresas em que não se usa a tecnologia no onboarding, 42% dos gestores de RH gastam 3 horas ou mais por novo funcionário coletando e processando manualmente informações de integração que poderiam ser automatizadas.

Outros 16% gastam cinco ou mais horas.

Portanto, não adotar o onboarding digital vai contra a necessidade de o RH ser mais estratégico.

Além de facilitar a gestão do processo, usar uma plataforma de onboarding digital confere agilidade ao RH e, consequentemente, economia de tempo.

Então, exemplificaremos o onboarding digital sendo executado de forma fácil na plataforma da UseRH, para impulsionar a sua decisão por trazer o futuro para dentro do seu RH. Vejamos!

Controle várias admissões ao mesmo tempo

Veja os onboardings em andamento no fluxo de contratação. Acompanhe por tipo de contratação e etapa do processo.

Ou tenha uma visão geral de todos os onboardings.

Alcance a sinergia entre as áreas

Melhore a comunicação sobre as movimentações, e tenha todas as áreas trabalhando em conjunto e dentro dos prazos estipulados para o sucesso do onboarding do novo colaborador.

Dê visibilidade aos gestores

Possibilite aos gestores se organizarem para a chegada do novo colaborador, dando visibilidade sobre o andamento do processo.

Engaje os colaboradores

Evite a desorientação ou isolamento do novo colaborador, com informações claras sobre os próximos passos que ele deve dar.

Crie fluxos personalizados de onboarding

Faça tudo isso criando processos personalizados para cada tipo de contratação (CLT, PJ, Estágio e outros).

É possível fazer muito mais na plataforma de onboarding da UseRH, para organizar a admissão e integração do novo colaborador.

Objetivos do onboarding

Já está claro que o onboarding de novos colaboradores é um processo estratégico essencial para a integração bem-sucedida dos novos funcionários em uma empresa.

Destacamos, por isso, também seus objetivos, que incluem:

1 – Familiarização com a cultura organizacional:

– Apresentar a cultura, os valores e as normas da empresa.
– Garantir que os novos colaboradores compreendam plenamente o ambiente em que irão atuar, sentindo-se parte do time, e adotando comportamentos alinhados com os objetivos organizacionais.

2 - Clareza nas funções e responsabilidades:

– Especificar as funções e responsabilidades dos novos funcionários.

– Introduzir os sistemas e processos internos que serão utilizados.

3 - Propiciar o aprendizado:

– Proporcionar acesso rápido a informações e treinamentos, melhorando a curva de aprendizado.

4 – Estabelecimento de comunicação clara e aberta:

– Facilitar a introdução a colegas de equipe, mentores e líderes.
– Promover um ambiente colaborativo e de suporte desde o início.

5 – Retenção de talentos:

– Aumentar a satisfação e o compromisso dos colaboradores com a empresa.
– Contribuir para a retenção de talentos por meio de uma integração bem estruturada.

Em resumo, o onboarding eficaz é um investimento estratégico que promove um começo sólido e produtivo para os novos integrantes da organização.

Por isso, 69% dos funcionários têm maior probabilidade de permanecer na empresa por pelo menos 3 anos após uma ótima experiência de integração, segundo pesquisa da O.C. TANNER.

Vantagens de ter um onboarding digital

O onboarding digital oferece diversas vantagens para as empresas, novos colaboradores e o RH. Resumimos em tópicos:

Para empresas:

– Redução de custos: elimina a necessidade de custear transporte e alojamento, para integração presencial.
– Agilidade e escalabilidade: automatiza tarefas repetitivas e permite a integração de muitos colaboradores simultaneamente.
– Experiência personalizada: oferece conteúdo direcionado à função e área de atuação do novo colaborador.
– Aprimoramento da comunicação: facilita a comunicação entre o novo colaborador, colegas e gestores.
– Melhoria na retenção de talentos: aumentam a satisfação e o engajamento dos novos colaboradores.
– Fortalecimento da marca empregadora: demonstra profissionalismo e organização da empresa.

Para novos colaboradores:

– Flexibilidade: permite acesso aos materiais de treinamento em qualquer lugar e horário.
– Liberdade geográfica: elimina a necessidade de deslocamento para a empresa.
– Experiência personalizada: oferece conteúdo direcionado às suas necessidades e interesses.
– Maior autonomia: permite que o colaborador aprenda no seu ritmo e de acordo com sua disponibilidade.
– Aceleração da adaptação: permite que o colaborador se familiarize rapidamente com a empresa e suas funções.

Para o RH:

– Otimização do tempo: automatiza tarefas repetitivas e libera tempo para atividades estratégicas.
– Redução de erros: diminui a chance de erros manuais na coleta de dados e na comunicação.
– Melhoria na organização: centraliza todas as informações sobre o onboarding em um único lugar.
– Acompanhamento do progresso: permite acompanhar o progresso de cada colaborador em tempo real.
– Geração de relatórios: facilita a criação de relatórios sobre o desempenho do programa de onboarding.
– Integração com outros sistemas: permite a integração com outros sistemas de RH, como folha de pagamento e gestão de talentos.

É uma ferramenta poderosa, que pode contribuir para o sucesso da empresa e para a satisfação profissional dos seus colaboradores.

Atualmente, existem diversas plataformas online de Gestão de Recursos Humanos, algumas possuem soluções específicas para o onboarding digital, como no caso da UseRH.

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