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janeiro 27, 2023

Integração na empresa: como estruturar um processo otimizado e efetivo

Quem nunca se sentiu perdido ao entrar em um novo emprego? Infelizmente, esse sentimento é muito comum em empresas que não dão o devido valor a esse processo de integração, também chamado de onboarding.
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O processo de integração de novos colaboradores na empresa é uma etapa que vem logo após o recrutamento e seleção e é de suma importância para inserir o recém-contratado na cultura da empresa e sua equipe.

Quem nunca se sentiu perdido ao entrar em um novo emprego? Infelizmente, esse sentimento é muito comum em empresas que não dão o devido valor a esse processo de integração, também chamado de onboarding.

E não basta apenas dar boas-vindas e apresentar a equipe. Esse processo de integração possui etapas que vão desde a documentação do novo funcionário, bem como aos treinamentos de cultura organizacional.

Ficou interessado sobre o assunto? Então continue a leitura, pois falaremos nesse artigo tudo o que você precisa saber sobre integração na empresa!

O que é integração na empresa?

A integração na empresa de novos colaboradores, também chamado de onboarding, é um conjunto de processos e etapas que visam incluir o novo colaborador na organização e na sua cultura, missão e valores.

Apesar de ser um processo estruturado e pensado pelo setor de Recursos Humanos, a integração na empresa deve ser vivida por toda a empresa, afinal, o colaborador terá acesso e conviverá com os mais diversos setores.

O recrutador, o RH, o setor de departamento pessoal, o gestor da equipe e os colaboradores… todos eles têm seu papel na integração.

Para além de uma boa convivência, na integração deverá ser tramitado todos os processos burocráticos da contratação, como a documentação, alinhamento de salários e cargos, regime e modelos de trabalho e contratação, bem como outros pontos.

Isso tudo garante uma sensação de pertencimento para o colaborador com a equipe e a empresa como um todo, assim como diminui as taxas de turnover e os custos de contratação a longo prazo.

A importância e as vantagens de um processo de integração otimizado

Você pode estar se perguntando: vale a pena gastar tempo e recursos em um processo de integração elaborado? A resposta simples e curta é: sim!

A integração na empresa é de suma importância para que o colaborador fique alinhado às expectativas do negócio e da cultura organizacional. Um colaborador bem inserido fica mais à vontade com a equipe e, consequentemente, faz com que aumente a sua produtividade inicial.

Segundo pesquisa da Bamboo HR, o onboarding possui um papel extremamente importante no engajamento dos novos colaboradores. Cerca de 91% dos entrevistados acreditam que esse processo faz com que o colaborador se conecte mais com a equipe e 89% fique mais alinhado à cultura organizacional.

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Esse processo também tem um papel muito importante na redução da burocracia de contratação e nos seus custos. Afinal, quando se há um detalhamento otimizado das documentações, etapas e tudo que precisa para a contratação, você reduz os erros e possíveis gargalos.

Ele também reduz o absenteísmo e o turnover, porque um processo de integração efetivo motiva os novos colaboradores a participar mais das etapas iniciais de contratação e também a começar logo no trabalho, além de estimulá-los a continuar na empresa.

Passo-a-passo para realizar uma boa integração

Pode parecer fácil introduzir os novos colaboradores na empresa, certo? Para alguns, basta encaminhá-los ao Departamento Pessoal para resolver os processos burocráticos e apresentá-los à organização que o resto fica por conta deles mesmos. Mas não é assim que se faz uma integração na empresa efetiva!

Primeiro de tudo, o time de recrutamento e de RH precisa montar um planejamento, juntamente com os gestores de cada setor, para cada etapa do processo de integração. Toda a equipe precisa estar bem alinhada para ajudar o novo colaborador a dar os primeiros passos na empresa.

Então vamos às etapas?

Planejamento

Como já citado anteriormente, o primeiro passo é montar um planejamento com todos os detalhes necessários que os novos colaboradores precisam estar cientes, indo desde a cultura organizacional, até os detalhes mais técnicos do setor.

Um bom caminho para montar o planejamento é responder alguns questionamentos, como:

– Quem ficará responsável pelo processo de integração do novo colaborador?

– Qual o objetivo principal dessa integração?

– Quais ações e projetos serão feitos?

– Quais equipes estarão envolvidas?

A partir disso, a equipe de RH e os gestores conseguirão desenhar as etapas principais da integração e já elaborar um padrão efetivo para o onboarding, revisitando, sempre que necessário, na medida que forem avançando no processo.

Nessa etapa, também poderá ser feito um manual para que os gestores e líderes possam seguir sempre que entrar um novo colaborador na empresa.

Processos burocráticos previamente definidos

O setor de departamento pessoal também possui um papel de importância na integração dos novos colaboradores. É necessário que, logo no início, o colaborador já saiba de todos os documentos que serão necessários para a contratação, agilizando, assim, todo o processo.

Além disso, quem está entrando na empresa precisa estar ciente de todas as informações do regime de trabalho, benefícios, remuneração e horário de expediente, evitando desinformações e alinhando as expectativas.

Construir uma trilha de apresentação

É muito complicado quando o colaborador entra na empresa sem saber da história, missões, valores e cultura organizacional. Para isso, uma dica que pode ajudar é ter uma trilha de apresentação da empresa em uma Universidade Corporativa!

Assim, o colaborador, antes mesmo de ir para empresa, já fica antenado da história da organização e tem o feeling de como a empresa é por dentro.

Aqui na USERH, por exemplo, todos os novos colaboradores já começam o onboarding dentro da nossa própria plataforma! Eles participam de uma rica trilha de aprendizagem, onde apresentamos a história da empresa, nossos valores, cultura e objetivos.

Ilustração passo a passo integração na empresa

Cultura de acolhimento

Para além do RH e dos gestores, é muito importante que os novos colaboradores sejam bem recebidos por todas as equipes que ele for inserido. Para isso, comunique com antecedência sobre a chegada de um novo funcionário e prepare, em conjunto com as equipes, uma boa recepção.

Nesta etapa, a criatividade pode ser uma grande aliada! Algumas ideias que as equipes podem montar é um café da manhã/tarde completo de recepção, definir possíveis mentores que auxiliarão nos primeiros serviços, gamificação, brincadeiras em equipe e outras ações integrativas.

Alinhe as expectativas e explique as principais funções

O novo funcionário precisa estar ciente de todas as suas funções e, além de ser apresentado à equipe, também precisa conhecer as principais ferramentas de trabalho, como a equipe se organiza, a rotina de reuniões e as responsabilidades de cada um.

Ele também precisa se alinhar às expectativas da empresa e os gestores precisam estar abertos às novas ideias que possam surgir. Afinal, esse é o momento em que ele vai estar mais empolgado para mostrar serviço e contribuir com os processos da equipe.

Crie uma rotina de treinamentos constantes

Realizar treinamentos constantes melhora o engajamento dos colaboradores e estimula que os novos funcionários busquem uma maior produtividade no trabalho.

Capacitação é importante, seja para o colaborador com mais tempo de casa ou o que está chegando, porém, sem dúvidas, quem está chegando acaba precisando de mais atenção e também possui mais vontade de se aprimorar cada vez mais.

Estruturar uma Universidade Corporativa pode ser um passo importante para que a empresa melhore o treinamento e desenvolvimento dos colaboradores da empresa. Nela, a organização consegue criar trilhas de aprendizado e cursos dos mais diversos níveis técnicos.

Uma Universidade Corporativa, como a da plataforma da USERH, possibilita uma atuação multifuncional, servindo tanto para a capacitação, como também para o alinhamento à cultura da empresa. E você, gestor, acompanha tudo em um dashboard intuitivo, além da plataforma oferecer gamificação e recursos únicos!

Como a USERH pode te ajudar no processo de integração na empresa

Todo esse processo de integração de novos funcionários na empresa pode ser otimizado com um sistema de gestão de Recursos Humanos! Afinal, a tecnologia existe e ela pode ser a favor de todos os setores, inclusive o de RH.

Na plataforma da USERH, por exemplo, temos o módulo de Universidade Corporativa, que pode ser um grande aliado no processo de onboarding. Nela, você consegue criar trilhas de integração e aprendizado, em um sistema intuitivo, de fácil usabilidade e com todos os aparatos necessários para uma boa capacitação.

Além do módulo de Universidade Corporativa, ainda no primeiro trimestre lançaremos um módulo completamente novo, o de Onboarding! Nele, você conseguirá elaborar todo o fluxo de contratação e chegada de novos colaboradores, otimizando os processos burocráticos e reduzindo custos de contratação.

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