[MANUAL COMPLETO] Documentos para admissão de novos colaboradores
Os documentos para admissão são necessários para concluir a contratação de um futuro colaborador.
Assim que um candidato é aprovado no processo seletivo para uma vaga, inicia-se a etapa admissão.
Share on facebook
Share on twitter
Share on whatsapp
Share on linkedin
Nela, o futuro colaborador é integrado nos sistemas de folha de pagamento para o cálculo de salários, tributação dos encargos e solicitação de benefícios.
Também é dada ciência aos órgãos do Governo Federal que este trabalhador voltou a ter vínculo empregatício, para suspensão de pagamento de seguro desemprego.
E, com o registro formal do colaborador, a empresa sabe a quantidade de pessoas empregadas em regime CLT.
Se você é DP e está organizando o seu processo de admissão ou busca uma lista atualizada dos documentos de admissão em 2023, leia o artigo até o final.
Por que o processo de admissão é importante?
O processo de admissão de novos colaboradores é importante porque através dele é legitimado o vínculo empregatício do profissional com a empresa.
Para isso, é elaborado um contrato de trabalho com todas as regras trabalhistas, onde ambos deverão concordar.
O contrato precisa discriminar: o salário a ser pago, as atividades desenvolvidas, a carga horária a ser cumprida e as regras de segurança.
Faz parte desta etapa ainda o cadastramento dos dados do futuro colaborador no banco de dados da empresa e a comunicação para o Governo Federal.
Tal comunicação é realizada por meio do e-social, que recebe de forma unificada as informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias do colaborador para o governo.
Atualmente esta é a única forma existente de recolhimento de impostos e a plataforma do e-social que alimenta as informações da Carteira de Trabalho Digital.
Outros documentos que são assinados são o vale transporte, o acordo de compensação e prorrogação de horas, a habilitação para o salário família, dedução de dependentes para o imposto de renda e inclusão nos benefícios da empresa.
Lista de documentos para admissão de novos colaboradores atualizada [2023]
Documentos para admissão em regime CLT
– Atestado admissional
– 1 foto 3×4
– Carteira de Trabalho (original e cópia)
– Cópia do RH
– Cópia do CPF
– Comprovante do PIS
– Cópia do Título de Eleitor
– Cópia da CNH
– Cópia do Comprovante de Residência
– Cópia do comprovante de Escolaridade
– Cópia do Certificado de Reservista
– Cópia da Certidão de Nascimento e/ou Casamento
– Cópia do CPF dos Dependentes
– Cópia da Certidão de Nascimento dos filhos/dependentes
– Cópia da Declaração Escolar dos filhos/dependentes de 7 anos ou mais
– Cópia do Cartão de Vacinas dos filhos/dependentes de 6 anos a menos
– Cópia AUTENTICADA do Diploma (caso tenha concluído o 3º Grau) ou comprovante de matrícula em faculdade (caso esteja cursando)
– Cópia AUTENTICADA das Certificações (caso tenha)
– Cópia da Carteira de Habilitação Nacional (caso tenha)
– Abertura de conta salário no banco por onde irá receber o pagamento pela empresa e informar os dados para depósito.
No caso de contratação de jovem na categoria Menor Aprendiz, são exigidos os mesmos documentos de uma contratação de funcionário pelo regime CLT, uma vez que há vínculo empregatício nesta modalidade.
Documentos para admissão em regime de estágio
– Atestado Admissional
– 1 foto 3×4
– Carteira de Trabalho (original e cópia)
– Cópia RH
– Cópia CPF
– Cópia do Comprovante de Residência
– Cópia do Comprovante de Escolaridade
– Comprovante de matrícula
– Cópia da Certidão de Nascimento e/ou Casamento
– Dados bancários para recebimento da bolsa estágio.
É fundamental instruir o futuro colaborador a encaminhar a documentação à empresa logo que esta for pedida.
Assim, o DP poderá cadastrá-lo no banco de dados da organização e dar prosseguimento ao processo de admissão.
Burocraticamente, o processo inclui providenciar o contrato de trabalho, formalizar benefícios, entre outros procedimentos. Após, são colhidas as assinaturas para envio e comunicação ao e-social de preferência antes do colaborador iniciar as suas atividades na empresa.
O prazo máximo para envio ao e-social é até o 1.º dia de início ao trabalho.
Documentos para contratação de PJ
– Contrato social (Exceto se for MEI)
– Cartão CNPJ
– Certificado de MEI
– Documentos do representante legal (RG, CPF e comprovante de residência)
– Preencher ficha de cadastro de fornecedor
Dicas para otimizar o processo de admissão na sua empresa
Além de orientar o futuro colaborador sobre o passo a passo da admissão ao fim do processo seletivo, existem outros cuidados que o RH e o DP podem ter para otimizar essa etapa da contratação.
Veja algumas dicas do especialista em BPO e DP da Rhopen Consultoria Igor Ferreira:
Tenha um bom fornecedor de Medicina e Segurança do Trabalho
Desta forma, a entrega do Atestado de Saúde Ocupacional pode ser feita no menor tempo possível para não impactar no início do colaborador na empresa, evitando demora ou atrasos.
Escolha uma empresa de benefícios eficiente
O objetivo é o mesmo. Além de ter um serviço de excelência e que atenda às demandas dos colaboradores, ter um bom fornecedor de benefícios é primordial para que a entrega do cartão e a recarga não sejam demorados.
Faça uma requisição de vaga transparente
Quer evitar dúvidas na hora da assinatura do contrato ou desistência? Comece pela divulgação correta da vaga.
Faça uma requisição de vaga transparente, com a função, salários e horários de trabalho compatíveis com os existentes na organização.
Tenha um setor de RH com uma boa comunicação e dinamismos junto ao futuro funcionário
Esse perfil de trabalho é essencial para que o futuro colaborador não tenha dúvidas da etapa do processo e de quais são as ações a serem realizadas.
Uma ferramenta útil para melhorar a comunicação com o futuro funcionário e também com toda a equipe responsável pela admissão e integração é a plataforma de Onboarding da UseRH.
Ela é própria para organizar o processo de admissão com fluxos personalizados por tipo de contratação. Ou seja, é o RH e o DP que definem as etapas, os responsáveis e as entregas de acordo com as políticas da empresa.
Assim que um futuro funcionário é cadastrado na plataforma para início da admissão, todos os envolvidos no processo são notificados automaticamente.
O envio de toda a documentação do futuro colaborador para a empresa passa a ser feita pela plataforma, onde será validada eletronicamente pelo DP. Esse procedimento exclui a necessidade de apresentação de cópias e arquivamento físico de papeladas.
É pela plataforma também que o colaborador é informado sobre as próximas etapas do processo e todos os envolvidos acompanham os avanços, incluindo o gestor que receberá o novo colaborador.
Desta forma, a admissão do futuro colaborador e a integração dele como novo colaborador na empresa ocorre de forma muito mais rápida e fluida.
Elabore políticas de DP eficazes
Faça um benchmarking ou busque assistência de uma consultoria para elaborar políticas de DP que sustentem todos os processos de admissão e que passe a ser um padrão seguido por todos na organização.
Conclusão
Em um ambiente empresarial em constante evolução, o processo de admissão de novos colaboradores destaca-se como uma etapa vital para estabelecer uma base para as operações e a cultura da empresa.
Por isso, a agilidade e a precisão nessa fase garantem não apenas a conformidade legal, mas também a integração tranquila dos novos membros da equipe e a minimização de interrupções operacionais.
Portanto, compreender e implementar um processo de admissão atualizado, organizado e eficiente é mais do que uma simples formalidade; é um investimento estratégico para o crescimento sustentável da empresa.
Vimos que, através do cuidadoso preenchimento de documentos e da comunicação com os órgãos governamentais, a empresa assegura que o colaborador seja corretamente registrado.
Com isso, promove o cumprimento das obrigações legais e a suspensão apropriada de pagamentos de seguro-desemprego, atestando a transparência e a legalidade da relação de trabalho.
Concluímos que a admissão tem a função crucial de formalizar o vínculo empregatício. A elaboração detalhada do contrato de trabalho, delineando salários, responsabilidades e direitos, estabelece as bases para uma relação de trabalho saudável.
Além disso, a comunicação por meio do e-Social simplifica a entrega de informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias ao governo. É um passo fundamental na modernização dos processos de RH e na construção de uma base de dados precisa para futuras referências.
Por fim, apresentamos como a eficiência neste processo depende da implementação de boas práticas. Desde o início, a divulgação transparente de vagas, incluindo detalhes sobre funções e salários, garante que os candidatos estejam alinhados às expectativas da empresa.
Ter uma equipe de Recursos Humanos comunicativa e dinâmica, apoiada por ferramentas de integração, como a plataforma de Onboarding da UseRH, agiliza a troca de informações. Pode garantir ainda que os procedimentos sejam claros para todos os envolvidos.
A adoção de políticas de Departamento Pessoal (DP) eficazes e padronizadas, baseadas em práticas recomendadas do setor, também contribui para a consistência e a qualidade do processo.
Na admissão de colaboradores, cada passo deve ser orientado pela precisão, eficácia e transparência. Esses princípios não apenas facilitam a entrada suave de novos talentos, mas também contribuem para a criação de uma força de trabalho engajada e alinhada com os objetivos e valores da empresa.
Em um mercado de trabalho competitivo e dinâmico, onde a agilidade e a qualidade são imperativos, um processo de admissão atualizado, organizado e eficiente é uma vantagem estratégica.
Portanto, investir tempo e recursos na otimização do processo de admissão é um investimento valioso que repercutirá positivamente em todos os aspectos do negócio. O esperado é uma operação mais suave, colaboradores satisfeitos e resultados empresariais sólidos.
Desconfia de inconsistências na folha de pagamento da sua empresa? Faça uma auditoria com o Robô IG e descubra em segundos. Clique no link e saiba mais!
Compartilhe
Share on facebook
Share on twitter
Share on whatsapp
Share on linkedin