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novembro 25, 2022

Avaliação de performance: como medir a performance dos colaboradores em 5 passos

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Empresas e gestores estão a todo tempo sendo provocados sobre a performance de seus times. Afinal, a sobrevivência e o crescimento da organização vêm da capacidade de superar seus próprios resultados.

Para isso, é preciso gerir pontos fortes e fracos em busca de melhoria. A avaliação de performance é uma das ferramentas usadas nesse processo.

Neste artigo, vamos descobrir como organizações e líderes podem alcançar resultados exponenciais usando a avaliação de performance na gestão de desempenho dos colaboradores.

Conheça os principais indicadores e veja 5 passos para medir a performance dos colaboradores.

Neste artigo você vai ver:

                  – O que é avaliação de performance?

                                     – Qual a diferença entre performance e desempenho?

                  – Como fazer avaliação de performance?

                                     – Os principais conceitos de performance e suas definições

                                     – Criando uma avaliação de performance  em 5 passos

                   – Software para avaliação de performance

O que é avaliação de performance?

A avaliação de performance é um método usado para medir os resultados referentes aos colaboradores de uma empresa.

Vê-se o quanto de resultado um colaborador ou time gerou através da execução das atividades propostas e realizadas e qual o impacto sobre as metas e os objetivos da empresa.

Essa avaliação pode compor o ciclo de gestão de desempenho, classificando pontos fortes e fracos para melhoria dos resultados, sendo contemplados posteriormente no Plano de Desenvolvimento Individual (PDI).

Como podemos observar, performance e desempenho andam juntos e trazem perspectivas complementares sobre os resultados alcançados.

Por isso, vamos compreender um pouco melhor a diferença entre os dois conceitos.

Qual a diferença entre performance e desempenho?

Desempenho é o mesmo que cumprir, que significa executar algo com exatidão. Sendo assim, medimos o desempenho com base no “o que” foi feito (resultado) e “como” foi feito (comportamento).

Podemos dizer também que o desempenho está mais atrelado a parte comportamental e às competências necessárias para executar algo, sejam técnicas ou comportamentais.

Enquanto isso, performance está relacionada ao resultado obtido ao executar algo, e que vai ser medido por meio de metas e indicadores de resultado – para saber se a pessoa alcançou o resultado esperado.

Para ficar mais claro, vamos imaginar a seguinte situação:

Silvania é vendedora em uma grande loja de cosméticos. Ela tem excelentes comunicação e oratória, recebendo sempre elogios dos clientes pelo atendimento, além de ser uma vívida estudiosa de técnicas de persuasão, que é uma competência fundamental para o cargo. 

Porém, no último trimestre, Silvânia não alcançou as suas metas de vendas mensais, apresentando uma performance abaixo do esperado pela gerência.

Nesse pequeno exemplo, podemos visualizar que a personagem tem competências comportamentais e técnicas necessárias para atuar na função de vendedora, e a faz com êxito – tanto que é elogiada pelos clientes. 

Ao mesmo tempo, ela não tem conseguido cumprir com a expectativa da gerência em volume de vendas. Desta forma, sua performance (resultado) está negativa.

Para que esse resultado seja classificado como negativo, houve uma análise a partir de um indicador sobre uma meta, que está associada ao objetivo estratégico da empresa.

Avaliar performance e desempenho dentro do ciclo de gestão de desempenho permite, então, que tenhamos uma visão mais completa dos resultados de uma empresa e dos fatores que podem estar interferindo para que sejam positivos ou negativos.

Por que fazer avaliação de performance?

Um dos motivos para se fazer a avaliação de performance é visualizar com clareza os resultados reais dos colaboradores e dos times, permitindo que a gestão tome decisões mais rápidas e mais assertivas.

Vale ressaltar que a avaliação de performance fornecerá dados para uma análise objetiva, tirando a gestão da zona do “achismo”. É uma excelente ferramenta para testar hipóteses e estratégias de melhoria.

É o que defende Jorge Caldeiras (2012) em 100 indicadores de gestão:

“Conhecer os resultados atingidos, confrontá-los com as metas previamente definidas, compará-los com os valores do sector, compreender a sua evolução ao longo do tempo e perceber a sua tendência gera uma informação de valor indiscutível para quem tem que tomar decisões”.

Com isso é possível ainda alinhar os recursos corporativos com as pessoas e suas competências, de forma a disponibilizar os subsídios necessários para a execução do trabalho e o alcance dos resultados.

Dentro do ciclo de gestão de desempenho, o resultado da avaliação de performance pode – e deve – gerar ações de reconhecimento e recompensa, para manter a equipe motivada e produtiva e levar o time à alta performance.

Como fazer avaliação de performance?

O renomado autor de gestão de negócios, Jim Collins, ousou dizer uma vez que “Pessoas não são o ativo mais importante de uma empresa. As pessoas certas é que são”.

Essa é uma daquelas verdades difíceis de engolir, pois revelam o quanto a gestão é responsável pela performance e pelo desempenho de um time.

Quando pensamos em times cada vez menores e menos operacionais, ter “a pessoa certa” faz toda a diferença para entregar resultados maiores e em prazos mais curtos.

Sem dizer que “uma ‘pessoa errada’ no grupo de trabalho pode colocar todo o negócio em risco”, conforme afirma Eduardo Ferraz (2018), no livro Gente e resultados.

Por isso, a liderança deve olhar para a performance criteriosamente. Segundo ele, o gestor precisa saber “priorizar as informações que realmente são úteis para aproveitar o que cada membro do seu time tem de melhor, pois as equipes precisam ser cada vez mais enxutas e eficazes”.

Vamos agora entender como se dá toda a criação da avaliação de performance e conceitos fundamentais para a sua interpretação.

Os principais conceitos de performance e suas definições

Indicador

Conforme já foi explicado, a performance se refere ao nível de desempenho de um colaborador ou time – o quanto de resultado – sobre as tarefas realizadas dentro de um período de tempo e o quanto essa pessoa cumpriu das metas organizacionais (o impacto).

O monitoramento do progresso e a mensuração dos resultados são feitos através de indicadores de sucesso.

De acordo com Caldeiras (2012), “os indicadores são de facto um elemento mais crítico. A sua função é simplesmente apurar o nível das realizações da organização (resultados) para que estas possam ser comparadas com as metas pré-estabelecidas e apurado o desvio e o respectivo nível de performance”.

Temos, então, alguns dos principais conceitos em destaque, o de indicador. Ele será o instrumento de apuração do resultado.

Objetivo

O indicador aponta o resultado que nos aproxima de algo que deseja ser alcançado: o objetivo. Este é comunicado pela empresa e aponta a direção do negócio. 

Para Caldeiras (2012), “Os objetivos devem ser capazes de expressar com clareza um determinado intento, esclarecendo os colaboradores sobre o que a empresa pretende conseguir num determinado aspecto e num determinado período de tempo”.

Meta

A meta quantifica e dimensiona a ambição do objetivo. Ou seja, delimita o tamanho do objetivo e em quanto tempo ele deve ser alcançado. 

Caldeiras (2012) explica que a meta “tem por função eliminar a subjectividade, reforçar o compromisso, identificar a ambição, fomentar a melhoria contínua e promover a inovação”.

Atualmente o conceito SMART é um dos mais aplicados para a criação de metas, e significa que elas devem ser:

Desvio

É a diferença entre a meta previamente estabelecida e o resultado efetivamente alcançado, sendo apresentado em número absoluto ou em % da meta.

Performance

Atentando para a definição técnica de Caldeiras (2012), “É uma forma de apresentar o resultado de modo a comparar indicadores que tenham diferentes unidades de medida. Regra geral, a performance é apresentada em %, sendo 100% quando atinge a meta, <100% quando não atinge e >100% quando supera a meta.”.

Avaliação

Representa uma avaliação qualitativa a partir da observação da performance/desvio. É a tradução para termos qualitativos do nível de performance. Exemplo: Supera, Atende, Em alerta e Não atende.

Algoritmo

É a fórmula usada pelo indicador para apurar o resultado.

Resultado

Segundo Caldeiras (2012), resultado “É o valor que se apura através do algoritmo. Representa o resultado alcançado pela empresa num determinado período de tempo”.

Key Performance Indicator (KPI)

Esses são os indicadores-chave de uma organização. Eles devem ser eleitos e, de acordo com Caldeiras (2012) não passar de 15 a 20 KPIs.

Usando o exemplo da vendedora Silvania, vamos aplicar os conceitos apresentados acima descritos para melhor compreensão:

Conceito

Pergunta associada ao conceito

Resposta

Objetivo

Qual é a nossa intenção?

Aumentar em 10% as vendas por vendedora.

Indicador

Qual a designação do instrumento que vamos usar para medir o objetivo?

Taxa de variação das vendas.

Algoritmo

Como se calcula matematicamente o resultado?

(vendas atuais/vendas do período anterior)-1

Resultado

Quanto é que atingimos?

7%

Meta

Quanto pretendemos atingir?

10%

Desvio

Qual foi a diferença do nosso resultado face o planejado (meta)?

-3% em valor absoluto

e 30% em percentagem

Performance

Qual foi a nossa performance?

70%

Avaliação

Qual o ponto de situação?

Não atinge

< 95% – Não atinge

[95%; 100%[ – Em alerta

>=100% – Atende

>120% – Supera

 

Criando uma avaliação de performance
em 5 passos

Agora que entendemos os principais conceitos que compõem o universo da avaliação de performance, fica ainda mais fácil seguir os passos para criar uma.

1º – Defina objetivos e metas

Antes de tudo, para medir performance é preciso planejar e estabelecer as metas. E as metas devem refletir os objetivos estratégicos.

2º  – Estabeleça os indicadores de desempenho (KPIs)

Escolha métricas de progresso coerentes com o que precisa ser medido e o algoritmo para o cálculo.

3º – Utilize metodologias e ferramentas

Estipule uma periodicidade para realizar a avaliação de performance e analisar o progresso. Invista também em ferramentas que permitam a visualização dos indicadores, com dashboards e relatórios em gráfico. 

Uma boa apresentação dos indicadores irá facilitar a análise da performance e a identificação dos fatores que podem estar interferindo na produtividade da equipe.

Atualmente existem inúmeras ferramentas gratuitas e pagas no mercado que oferecem esta solução.

4º – Automatize processos

Quanto maior o volume de dados a ser processado, maior é o trabalho para organizá-lo. Por isso, não abra mão da tecnologia para auxiliá-lo na gestão de performance.

Há softwares para definição, distribuição e monitoração de KPIs e que ainda integram com ferramentas de gestão de desempenho.

5º – Desenvolva melhoria contínua

A inovação nos processos, alinhamento dos recursos e o desenvolvimento de novas skills fazem parte do pacote de melhoria contínua.

Utilize metodologias complementares, como o ciclo PDCA, realize feedbacks e avaliações constantemente.

Implemente políticas de incentivo e programas de recompensa, para motivar a equipe.

Software para avaliação de performance

Existe um universo de indicadores que podem ser utilizados na gestão de performance de todas as áreas da empresa, e não é fácil operacionalizar de forma analógica tantos dados.

Apesar das planilhas serem a ferramenta mais comum para analisar dados, não oferecem praticidade, demandam muito trabalho manual – com alto risco de erro – e demandam conhecimento complexo de fórmulas.

Pensando em descomplicar a gestão de performance, desde a criação de metas, definição de pesos e distribuição entre os responsáveis até o acompanhamento do progresso, a avaliação dos indicadores e visualização dos resultados, a plataforma da USERH desenvolveu uma ferramenta de gestão de metas dentro do seu novo módulo de Avaliações.

Além de automatizar várias etapas operacionais da gestão de metas, o software ainda permite associar as metas à avaliação de desempenho, formando o cenário ideal para a gestão de desempenho e tomada de decisões rápidas e assertivas.

Para conhecer o sistema da USERH e simplificar o modo de avaliar a performance dos seus colaboradores, solicite uma demonstração.

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