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Avaliação de desempenho: os problemas de usar planilhas e como substituí-las

Você, gestor de RH, que se preocupa com o desenvolvimento dos colaboradores, certamente inclui a aplicação periódica de avaliação de desempenho no planejamento estratégico do setor.
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Isso porque deseja analisar como está a entrega do resultado esperado pela organização para com seus funcionários, assim como identificar melhorias necessárias para que a empresa e os profissionais possam crescer.

No entanto, médias e grandes empresas, mesmo com processos organizados, muitas vezes não conseguem avaliar o desempenho de todos os funcionários anualmente. O alto volume de pessoas somado ao uso de planilhas na criação e aplicação dos questionários dificulta o trabalho.

O uso de planilhas para essa finalidade, embora muito comum, é extremamente operacional, artesanal e moroso, e pode ter um alto risco de ocorrência de erro humano. Desta forma, também não atende às necessidades de um RH estratégico.

Neste artigo, vamos conhecer os problemas mais recorrentes no dia a dia do setor de Recursos Humanos de médias e grandes empresas ao utilizarem planilhas para a criação e aplicação de avaliações de desempenho. Veremos também uma alternativa às planilhas para tornar esse processo mais simples, rápido e eficiente.

Problemas comuns ao usar planilhas para fazer a avaliação de desempenho

Existem muitos problemas que decorrem da falta de um recurso adequado para realizar a avaliação de desempenho em médias e grandes, incluindo o uso de planilhas. Vamos enumerar os mais comuns:

Trabalho extremamente manual

Imagine o setor de RH de uma empresa com 600 funcionários e 6 departamentos se preparando para iniciar o ciclo anual de avaliação de desempenho. Para criar o questionário, aplicar e analisar os resultados ele usará planilhas.

Para cada departamento, o RH precisará criar um documento da área com o formulário de avaliação. E, para cada colaborador, uma nova aba é criada dentro do documento, repetindo o formulário. Ou seja, serão 600 abas distribuídas em 6 documentos. Isso se não forem 600 planilhas!

Se no meio do processo é identificado que um colaborador foi esquecido ou se houver saída ou entrada de novos colaboradores, é necessário atualizar o documento.

Além disso, após todos os gestores e departamentos realizarem suas avaliações, os resultados precisarão ser compilados para um painel ou lista geral, para facilitar a visualização em formato de ranking, por exemplo.

Com o conhecimento técnico necessário é possível tornar o trabalho menos moroso, mas ainda assim não deixa de ser complexo e manual.

Alto risco de perda de dados

Na maioria das vezes, o documento é mandado para os gestores das áreas por e-mail ou disponibilizado em um drive ou rede. Nas duas situações há o risco de alguma fórmula ou dado ser alterado acidentalmente durante o preenchimento pelo gestor ou funcionário, o que irá influenciar em todo o resultado da avaliação.

Podem ainda acontecer inúmeras situações não previstas, como acidentes, furtos ou incêndios que podem danificar históricos e arquivos de anos de trabalho, isso no caso de avaliações impressas em papel.

Por isso, contar com um sistema que substitui arquivos em papel ou documentos armazenados em máquinas torna-se essencial para empresas que vislumbram a perenidade.

Comunicação de prazos desgastante

Uma vez enviados os formulários de avaliação de desempenho para os gestores dos departamentos, é necessário monitorar e estar em constante comunicação com essas lideranças, para que realizem as avaliações no prazo estipulado. Assim como também instruir a todos e tirar dúvidas que surgirem.

Esse movimento também gera um desgaste do RH, que precisa fazer uma série de comunicados por e-mail e outros canais para lembrar aos gestores sobre o processo, bem como estimular a participação ativa de todos os liderados dentro do período.

Não raramente, esses prazos são perdidos, ocasionando atrasos em todo o cronograma.

Burocracia

Quando paramos para observar o lado dos gestores de área, também identificamos algumas dificuldades relativas ao volume de avaliações de desempenho que precisam ser realizadas.

Imagine um gestor realizar 100 avaliações de desempenho dentro de um período de 10 dias. Serão 10 colaboradores avaliados por dia, via planilha, sendo uma aba da planilha para cada profissional da equipe.

Além disso, o funcionário tem direito de ficar com uma cópia da avaliação de desempenho. Então, o departamento de recursos humanos precisa imprimir duas vias do documento e colher a assinatura tanto do gestor quanto do colaborador e arquivar uma delas como comprovação.

Essa burocracia, embora necessária, torna-se de difícil execução quando temos um alto volume de pessoas na empresa.

Desalinhamento do trabalho

Vamos fazer um novo exercício. Imagine essas mesmas dificuldades agora em uma grande empresa com 5 mil colaboradores. Ou seja, o volume de trabalho é 8 vezes maior que a do exemplo anterior e, com isso, vem outras limitações.

Há empresas desse porte que escolhem os funcionários que passarão pela avaliação de desempenho no ano corrente e realizam ciclos com tempo superior a um ano. O motivo é a estrutura operacional desse processo ser baseada em planilhas, as quais não atendem mais à realidade da empresa.

Não conseguir completar o ciclo da avaliação de desempenho de cada colaborador dentro do período recomendado de no máximo um ano provoca o desalinhamento do trabalho com a expectativa da empresa, em função da falta de acompanhamento e feedback por parte da gestão.

Para entender um pouco melhor, a avaliação de desempenho faz parte de um processo contínuo e cíclico que é a gestão de desempenho, que pode ser dividido em quatro etapas:

– Planejamento
– Acompanhamento
– Avaliação
– Ações

A terceira etapa, Avaliação, é onde são realizadas as avaliações de desempenho, no qual cada colaborador é avaliado de acordo com os seus resultados e comportamentos.

O objetivo final é auxiliar a empresa a alcançar os objetivos estratégicos por meio da melhoria contínua da performance do trabalho.

Porém, se essa gestão não existe ou não é realizada com a periodicidade correta, deixa-se de acompanhar o desenvolvimento de todo o time.

As tomadas de decisão na gestão de talentos também são afetadas, sofrendo com a falta de inputs atualizados sobre o desempenho dos colaboradores para, por exemplo, eleger pessoas para bolsas de estudo e treinamentos, novos desafios de aprendizado e projetos, manutenção ou promoções de cargo e até demissões.

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Como reverter esse quadro? Vamos ver agora como um software especializado em avaliação de desempenho pode auxiliar nesse processo.

Substituindo as planilhas por um software RH

Um software de RH é um programa que auxilia no gerenciamento de processos de recursos humanos. Ele proporciona um trabalho menos operacional e burocrático, dando mais agilidade e eficiência à equipe, liberando-a para pensar em ações estratégicas.

Atualmente, existem diversas opções de softwares de RH no mercado, entregando soluções para os diferentes subsistemas da área.

A plataforma da USERH, por exemplo, promove uma experiência intuitiva para o RH construir e automatizar seus processos de treinamento e desenvolvimento, gestão de desempenho e, em breve, de onboarding.

Médias e grandes empresas só têm a ganhar com a contratação de softwares de RH, uma vez que lidam com um alto volume de funcionários e de processos internos de gestão de pessoas.

Vantagens de utilizar um software de RH na avaliação de desempenho

São muitas as facilidades de realizar os ciclos de avaliação de desempenho utilizando um sistema ou software de RH, que irão repercutir em benefícios para toda a empresa, desde o setor de RH, passando pelas gerências dos departamentos até chegar ao colaborador.

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Redução do trabalho manual

Já no início, ao fazer a montagem do formulário de avaliação, as primeiras mudanças são notadas. É possível criar questionários personalizados de forma simplificada e sem preocupação com fórmulas ou com o risco de sofrerem alterações acidentais durante a aplicação da avaliação.

Também não é necessário criar cópias do formulário para cada um dos funcionários, como quando utiliza-se planilhas. Isso porque a própria plataforma envia um convite para os colaboradores que são cadastrados na base do sistema, proporcionando um acesso individual.

Outra facilidade está na tabulação dos resultados, que em um software de RH acontece em tempo real, dispensando o trabalho manual de compilação e organização de dados.

avaliação 360

Redução de risco de perda de dados

Não ter que se preocupar com o risco de acidentalmente perder a formatação do documento de avaliação é, por si só, um grande alívio para os responsáveis por rodar a avaliação de desempenho em uma empresa.

Melhor ainda é ter todas as avaliações salvas na nuvem, podendo ser consultadas via internet, sem necessidade de servidores locais ou de arquivos de papel.

Menos burocracia

Durante a construção da avaliação de desempenho no sistema da USERH, o administrador precisa definir um prazo para o processo, e todos os gestores e colaboradores participantes precisarão cumpri-lo.

Os envolvidos ainda serão notificados pelo próprio sistema sobre as datas e a proximidade do fechamento, economizando o tempo do RH que era gasto com comunicados.

Pensando em otimizar o trabalho dos gestores de departamento, é possível avaliar mais de um colaborador ao mesmo tempo, pareando as avaliações em uma mesma página e, se desejar, criando métodos de comparação.

Visando a segurança jurídica das partes envolvidas em uma avaliação de desempenho, as assinaturas são colhidas eletronicamente antes de iniciar o preenchimento do formulário. Isso dispensa a coleta manual em documento impresso, assim como a necessidade de arquivamento físico.

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Eficiência

Com a melhoria de diversas etapas do processo de avaliação de desempenho propiciadas pelo uso de um software de RH, sobram motivos para acompanhar o desenvolvimento dos colaboradores da empresa.

Não é mais necessário escolher entre os funcionários quem vai passar ou não pelo ciclo de avaliação. Isso significa uma gestão de desempenho mais eficiente, com colaboradores mais conscientes das expectativas da empresa e com feedbacks mais constantes sobre os resultados.

Cria-se uma cultura de valorização do crescimento e do aperfeiçoamento, uma vez que a frequência com que todos serão avaliados será maior e regular.

Também promove-se o autoconhecimento e o comprometimento com as entregas, visando a melhoria contínua da performance do trabalho e, ainda, fornece subsídios para decisões quanto a aumento de salários, promoções, transferências entre outras ações.

Conclusão

Utilizar um software de RH é hoje a solução mais eficaz para substituir o uso de planilhas na avaliação de desempenho em médias e grandes empresas, em função das melhorias nas etapas do processo que levam o RH a economizar tempo e mitigar riscos.

Para conhecer mais sobre a solução para avaliação de desempenho da USERH, agende uma demonstração agora mesmo.

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