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Automação de Processos de RH: o que é, por que fazer e dica de ferramenta

A automação de processos é uma prática presente no RH das empresas 4.0.

Nesse cenário, as pessoas são um dos pilares mais importantes da gestão estratégica de uma organização, composta também por processos e tecnologias.

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A automação de processos é uma prática presente no RH das empresas 4.0.
Nesse cenário, as pessoas são um dos pilares mais importantes da gestão estratégica de uma organização, composta também por processos e tecnologias.

São as pessoas que executam as ações por meio dos processos e das tecnologias, usando suas competências para alcançar resultados.

Por isso, o setor de recursos humanos tem um papel protagonista na promoção da inovação nas organizações.

Apesar de ter sido um consumidor tardio da tecnologia por muito tempo, a crescente demanda por maior eficiência e uma atuação mais estratégica do RH na gestão de pessoas fez com que setor de RH buscasse novas soluções.

Isso inclui o uso de inteligência artificial, machine learning e people analytics, por exemplo, para automatizar processos operacionais. Desta forma, conquista mais agilidade e assertividade nas decisões.

Neste artigo, vamos explorar a automação de processos de RH e como a plataforma da UseRH ajuda as empresas a modernizar a gestão de pessoas.

O que é automação de processos de RH

De acordo com o dicionário online Priberam da Língua Portuguesa, “automação” significa o mesmo que “automatização”, enquanto “processo” é “Método, sistema, modo de fazer uma coisa” ou “Conjunto de manipulações para obter um resultado”.

Geralmente associado às operações industriais e fabris, a automação de processos diz respeito à automatização de uma máquina ou um grupo de máquinas por meio de um único sistema que irá operá-la sem intervenção humana.

Podemos compreender, então, a automação de processos de RH como o uso de um sistema ou tecnologia que opera de forma automatizada algumas ações ou atividades do dia a dia da gestão de pessoas.

Por que automatizar processos?

A automação de processos visa otimizar a gestão, tirando das mãos dos profissionais de RH tarefas operacionais e repetitivas, acelerando o modo de fazer as coisas e liberando o time para cuidar de questões mais estratégicas.

Esse é o grande benefício da automação de processos de recursos humanos. Assim, muitas tarefas podem exigir menos pessoas para serem realizadas ao mesmo passo que são entregues em menos tempo.

A automação de processos ainda facilita a integração com os demais setores da empresa, facilitando a comunicação e o acesso a dados importantes para o gerenciamento da organização.

Esses mesmos podem ainda ser gerados e analisados pela própria tecnologia, mitigando erros.

Menos ocupado com ações operacionais, o RH pode deter a atenção e expertise em planejar e executar estratégias para reter e atrair talentos.

A tendência da automação de processos no RH

Os processos são os responsáveis por criar um ciclo produtivo em cada uma das áreas de uma empresa. Isso quer dizer que quando uma organização ou área tem processos definidos, ela tem ações articuladas e integradas para alcançar um resultado.

Essas ações podem ser de monitorar, medir, acompanhar, controlar ou avaliar, possibilitando o gerenciamento do negócio. E é a área de pessoas a responsável pela gestão estratégica dos profissionais da organização.

Desde a pandemia de COVID 19, rápidas transformações ocorreram nos três pilares da gestão estratégica das organizações. Ou seja, pessoas, processos e tecnologias, demandando inovação em todos os setores.

Ferramenta completa para automação de processos de RH

A UseRH é uma plataforma completa para gestão de pessoas e realiza a automação de diversas tarefas operacionais do RH, além de gerar dados e insights estratégicos.

Atualmente, três módulos atendem diferentes subsistemas de Recursos Humanos:

Onboarding: dá suporte ao departamento pessoal na admissão e integração de novos colaboradores;

Universidade Corporativa: sistema de gestão de conteúdo para treinamento e desenvolvimento;

Avaliações: para gestão de desempenho (avaliação de desempenho, PDI e feedback), gestão de performance (metas) e pesquisas diversas de RH (pesquisa de clima e de cultura, entrevista de desligamento) e outros.
E está sendo desenvolvido um módulo para recrutamento e seleção, ainda em fase de ideação.

Além de se adaptar a diferentes necessidades do RH e de automatizar processos de forma simples, a plataforma da UseRH é de fácil usabilidade, tanto para os profissionais da gestão de pessoas quanto para os colaboradores.

Quais processos a plataforma automatiza?

Onboarding

O processo de admissão e integração de futuros funcionários em uma empresa é repleto de etapas operacionais, tais como recebimento e validação de documentos, comunicação com gestores e membros da equipe, solicitação de logins e materiais de trabalho, encaminhamento para treinamento de integração, entre outras.

Na plataforma da UseRH, o DP cria o fluxo de admissão de acordo com o tipo de contratação e escolhe as etapas que serão automatizadas.

Avaliação de desempenho

Do início ao fim do ciclo de avaliação de desempenho, o sistema da UseRH dispõe de etapas automatizadas:

Identificação de estrutura hierárquica

A plataforma identifica automaticamente, por exemplo, a estrutura hierárquica da empresa, o que facilita a distribuição de avaliadores e avaliados.

Notificações automáticas

Os colaboradores são notificados automaticamente do início do encerramento do ciclo e recebem notificações para conclusão das etapas.

Compilação de dados e relatórios

Ao fim da avaliação de desempenho, os dados são apresentados no formato de relatório em gráficos amigáveis, de fácil interpretação, e sem a necessidade de ação humana para extraí-los e organizá-los.

Bem diferente do que acontece quando a avaliação de desempenho é realizada com planilhas virtuais ou formulários físicos.

Registro eletrônico da confirmação de participação

O RH também não precisa se preocupar em colher a assinatura do gestor e do colaborador. O próprio sistema registra eletronicamente a confirmação da participação de ambos no processo avaliativo.

PDI

O Plano de Desenvolvimento Individual (PDI) costuma ser negligenciado pelos colaboradores e não acompanhado pelos gestores com o passar do tempo.

Na plataforma da UseRH, o próprio sistema envia lembretes automáticos para gestores e colaboradores sobre os prazos das metas e avisos sobre o cumprimento de tarefas.

Treinamento e desenvolvimento

Certificados

Além de poder criar cursos e trilhas de conhecimento na plataforma da UseRH, os certificados são emitidos automaticamente após a conclusão dos treinamentos.

Notificação de início e fim de uma turma ou curso

Os colaboradores cadastrados para um curso ou trilha também podem ser notificados sobre o prazo para realização do mesmo.

Gestão de áreas e filiais

A estrutura hierárquica também é reconhecida automaticamente, o que facilita a gestão dos treinamentos por áreas ou até empresas.

Com a automação dos processos, o RH economiza tempo, aumenta os resultados e a eficiência.

Conclusão

Toda empresa que está passando por modernização e que deseja se manter competitiva fará uso de tecnologia para otimizar seus processos por meio da automação.

Precisamos destacar que a tecnologia é um agente de mudanças, mas não veio para substituir a competência humana. Pelo contrário, evolui para liberar as pessoas de tarefas operacionais para estratégicas.

O relatório de Análises & Tendências de Gestão de Pessoas – 8.ª Edição, do IBGC, aponta alguns benefícios que a adoção de estratégias de people analytics, por exemplo, pode gerar:

– A análise de dados e predição permite discussões mais profundas de temas envolvendo gestão de pessoas, pode reduzir e melhorar a quantidade e a qualidade das informações recebidas pelos conselheiros;

– Pode-se cruzar dados para investigar hipóteses e encontrar relação entre diferentes indicadores, como engajamento, performance, talentos, comportamentos e competências com o crescimento de vendas, aumento de margens, produtividade em geral e muitas outras situações;

– Amplia a visão e o entendimento de cenários, insights e hipóteses futuras, levando a decisões estratégicas mais assertivas na gestão de pessoas.

Não podemos considerar, desta forma, que a inteligência natural humana será descartada. Pelo contrário, deverá estar apta a analisar e compreender os dados e aplicar de forma correta os insights.

Vimos ainda que a plataforma da UseRH é uma ferramenta de automação de processos de RH e que atende a diferentes subsistemas e necessidades da gestão de pessoas.

Para conhecer a plataforma da UseRH e como ela pode otimizar o trabalho da sua equipe e potencializar a eficiência do time, solicite uma demonstração agora mesmo.

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