Automação de Processos de RH: o que é, por que fazer e dica de ferramenta
Explore a automação de processos de RH e aproveite o melhor momento para investir em tecnologia e melhorar a eficiência do setor.
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A automação de processos de RH é uma prática presente no RH 4.0.
Nesse cenário, as pessoas são um dos pilares mais importantes da gestão estratégica de uma organização, composta também por processos e tecnologias.
São as pessoas que executam as ações por meio dos processos e das tecnologias, usando suas competências para alcançar resultados.
Por isso, o setor de recursos humanos tem um papel protagonista na promoção da inovação nas organizações. inovação nas organizações.
Apesar de ter sido um consumidor tardio da tecnologia por muito tempo, a crescente demanda por maior eficiência e uma atuação mais estratégica do RH na gestão de pessoas fez com que setor de RH buscasse novas soluções.
Isso inclui o uso de inteligência artificial, machine learning e people analytics, por exemplo, para automatizar processos operacionais. Desta forma, conquista mais agilidade e assertividade nas decisões.
Neste artigo, vamos explorar a automação de processos de RH e como a plataforma da UseRH pode ser uma solução para as empresas modernizarem a gestão de pessoas.
O que é automação de processos de RH
Geralmente associado às operações industriais e fabris, a automação de processos diz respeito à automatização de uma máquina ou um grupo de máquinas por meio de um único sistema que irá operá-la sem intervenção humana.
Podemos compreender, então, a automação de processos de RH como o uso de um sistema ou tecnologia que opera de forma automatizada algumas ações ou atividades do dia a dia da gestão de pessoas.
Por que fazer automação de processos de RH?
A automação de processos visa otimizar a gestão, tirando das mãos dos profissionais de RH tarefas operacionais e repetitivas, acelerando o modo de fazer as coisas e liberando o time para cuidar de questões mais estratégicas.
Esse é o grande benefício da automação de processos de recursos humanos. Assim, muitas tarefas podem exigir menos pessoas para serem realizadas ao mesmo passo que são entregues em menos tempo.
A automação de processos ainda facilita a integração com os demais setores da empresa, descomplicando a comunicação e o acesso a dados importantes para o gerenciamento da organização.
Esses mesmos podem ainda ser gerados e analisados pela própria tecnologia, mitigando erros.
Menos ocupado com ações operacionais, o RH pode deter a atenção e expertise em planejar e executar estratégias para reter e atrair talentos.
A tendência da automação de processos no RH
Os processos são os responsáveis por criar um ciclo produtivo em cada uma das áreas de uma empresa. Isso quer dizer que quando uma organização ou área tem processos definidos, ela tem ações articuladas e integradas para alcançar um resultado.
Essas ações podem ser de monitorar, medir, acompanhar, controlar ou avaliar, possibilitando o gerenciamento do negócio. E é a área de pessoas a responsável pela gestão estratégica dos profissionais da organização.
Desde a pandemia de COVID 19, rápidas transformações ocorreram nos três pilares da gestão estratégica das organizações. Ou seja, pessoas, processos e tecnologias, demandando inovação em todos os setores.
Mercado em transformação
De acordo com pesquisa da Gartner, a tecnologia continua sendo um dos principais focos estratégicos para um terço dos executivos seniores para o ano de 2024.
Ele aponta a automação crescendo visivelmente como uma iniciativa-chave em relação ao relatório de 2022.
Há entre os dirigentes das empresas uma percepção de que este é o momento ideal para os departamentos realizarem novos investimentos ligados à digitalização das rotinas, adotando soluções automatizadas.
O objetivo, segundo o relatório da pesquisa, é baixar custos, aumentando a margem e a lucratividade realocando investimentos.
Para isso, pretendem usar Inteligência Artificial, automação de robôs, ciência de dados e outras tecnologias emergentes para aumentar a produção per capta.
Conforme evidenciado também pela pesquisa, a elevação da produtividade está destinada a figurar entre as cinco prioridades estratégicas primordiais dos CEOs no âmbito empresarial até o ano de 2025.
Com os líderes demonstrando disposição para aumentar os investimentos em crescimento, tecnologia e estratégias de retenção de profissionais, este momento se apresenta como propício para o departamento de Recursos Humanos pleitear soluções digitais para impulsionar a produtividade e contribuir estrategicamente para o crescimento financeiro da empresa.
Outra pesquisa da Gartner, Top 5 Priorities for HR Leaders in 2024, apresenta a tecnologia em RH como uma das 5 prioridades de investimento do setor para este ano.
Ferramenta completa para automação de processos de RH
A UseRH é uma plataforma completa para gestão de pessoas e realiza a automação de diversas tarefas operacionais do RH, além de gerar dados e insights estratégicos de um RH 4.0.
Aula sobre RH 4.0 da universidade Descomplica
Entendendo que este é o melhor momento para investir em tecnologia para o setor, é hora de identificar os gaps de produtividade e buscar por soluções que aumentem a eficiência.
Há pouco ou nenhum espaço para tarefas operacionais que já podem ser substituídas por tecnologia.
Atualmente, três módulos atendem diferentes subsistemas de Recursos Humanos:
– Onboarding: dá suporte ao departamento pessoal na admissão e integração de novos colaboradores;
– Universidade Corporativa: sistema de gestão de conteúdo para treinamento e desenvolvimento de liderança e colaboradores;
– Avaliações: para gestão de desempenho (avaliação de desempenho, PDI e feedback), gestão de performance (metas) e pesquisas diversas de RH (pesquisa de clima e de cultura, entrevista de desligamento) e outros.
E está sendo desenvolvido um módulo para recrutamento e seleção, visando atender a jornada do colaborador do onboarding ao offboarding, reforçando a estratégia de employee experience.
Além de se adaptar a diferentes necessidades do RH e de automatizar processos de forma simples, a plataforma da UseRH é de fácil usabilidade, tanto para os profissionais da gestão de pessoas quanto para os colaboradores.
Quais processos a plataforma automatiza?
Onboarding
O processo de admissão e integração de futuros funcionários em uma empresa é repleto de etapas operacionais, tais como recebimento e validação de documentos, comunicação com gestores e membros da equipe, mobilização de outras áreas, solicitação de logins e materiais de trabalho, encaminhamento para treinamento de integração, entre outras.
Na plataforma da UseRH, o DP cria o fluxo de admissão de acordo com o tipo de contratação, definindo as etapas de forma personalizada e ainda escolhe quais serão automatizadas.
É possível ainda acompanhar todas as admissões e gerar relatórios.
Avaliação de desempenho
Do início ao fim do ciclo de avaliação de desempenho, o sistema da UseRH dispõe de etapas automatizadas:
Identificação de estrutura hierárquica
A plataforma identifica automaticamente, por exemplo, a estrutura hierárquica da empresa, o que facilita a distribuição de avaliadores e avaliados.
Notificações automáticas
Os colaboradores são notificados automaticamente sobre o início e o encerramento do ciclo e recebem alertas para a conclusão das etapas.
Compilação de dados e relatórios
Ao fim da avaliação de desempenho, os dados são apresentados no formato de relatório em gráficos amigáveis, de fácil interpretação. Não há necessidade de ação humana para extraí-los e organizá-los.
Bem diferente do que acontece quando a avaliação de desempenho é realizada com planilhas virtuais ou formulários físicos.
Registro eletrônico da confirmação de participação
O RH também não precisa se preocupar em colher a assinatura do gestor e do colaborador. O próprio sistema registra eletronicamente a confirmação da participação de ambos no processo avaliativo.
PDI
O Plano de Desenvolvimento Individual (PDI) costuma ser negligenciado pelos colaboradores e não acompanhado pelos gestores com o passar do tempo.
Na plataforma da UseRH, o PDI é gerado automaticamente após a avaliação de desempenho, apontando as competências que precisam ser desenvolvidas.
E o próprio sistema envia lembretes automáticos para gestores e colaboradores sobre os prazos das metas e avisos sobre o cumprimento de tarefas.
Treinamento e desenvolvimento
Certificados
Além de poder criar cursos e trilhas de conhecimento na plataforma da UseRH, os certificados são emitidos automaticamente após a conclusão dos treinamentos.
Notificação de início e fim de uma turma ou curso
Os colaboradores cadastrados para um curso ou trilha também podem ser notificados sobre o prazo para realização do mesmo.
Gestão de áreas e filiais
A estrutura hierárquica também é reconhecida automaticamente, o que facilita a gestão dos treinamentos por áreas ou até empresas.
Com a automação dos processos, o RH economiza tempo, aumenta os resultados e a eficiência.
Testes e tarefas
O usuário pode optar por incluir questões autocorretivas nas avaliações dos cursos e treinamentos, além das perguntas abertas.
Gamificação
Configure os critérios de pontuação e tenha um ranking sempre atualizado de acordo com as ações dos colaboradores dentro da plataforma.
Geração de relatórios
Gere relatórios de performance e aproveitamento em poucos cliques.
Conclusão
Toda empresa que está passando por modernização e que deseja se manter competitiva fará uso de tecnologia para otimizar seus processos por meio da automação. Esta é uma prática latente no RH 4.0.
Precisamos destacar que a tecnologia é um agente de mudanças, mas não veio para substituir a competência humana. Pelo contrário, evolui para liberar as pessoas de tarefas operacionais para se dedicarem às estratégicas.
O relatório de Análises & Tendências de Gestão de Pessoas – 8.ª Edição, do IBGC, aponta alguns benefícios que a adoção de estratégias de people analytics, por exemplo, pode gerar:
– A análise de dados e predição permite discussões mais profundas de temas envolvendo gestão de pessoas, pode reduzir e melhorar a quantidade e a qualidade das informações recebidas pelos conselheiros;
– Pode-se cruzar dados para investigar hipóteses e encontrar relação entre diferentes indicadores, como engajamento, performance, talentos, comportamentos e competências com o crescimento de vendas, aumento de margens, produtividade em geral e muitas outras situações;
– Amplia a visão e o entendimento de cenários, insights e hipóteses futuras, levando a decisões estratégicas mais assertivas na gestão de pessoas.
Não podemos considerar, desta forma, que a inteligência natural humana será descartada. Pelo contrário, deverá estar apta a analisar e compreender os dados e aplicar de forma correta os insights.
Vimos ainda que a plataforma da UseRH é uma ferramenta de automação de processos de RH e que atende a diferentes subsistemas e necessidades da gestão de pessoas.
Para conhecer a plataforma da UseRH e como ela pode otimizar o trabalho da sua equipe e potencializar a eficiência do time, solicite uma demonstração agora mesmo.
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