- A sua empresa já tem um processo estruturado de integração de funcionários?
- Caso não, esta é a oportunidade de iniciar esse projeto.
Mas, se ela já tem esse processo organizado, sempre há algo que pode ser melhorado para tornar essa experiência ainda mais positiva para os profissionais que chegam na sua empresa.
As autoras Glauce Paiva e Jaqueline Monteiro, no livro Jornada RH Ágil apontam a importância do onboarding:
“Esse processo deve ser tratado com prioridade dentro do RH, pois tem como objetivo acolher o novo colaborador para que ele se sinta seguro no novo ambiente que ele escolheu trabalhar. Deverá ser planejado de forma bem estruturada, pois resulta em colaboradores integrados à equipe e com responsabilidade de desempenhar sua função da forma mais eficiente possível.” (MUNIZ …[et al.], pg 129, 2021)
Neste artigo, listamos 7 ideias para tornar a integração de funcionários rápida e efetiva.
Neste artigo você vai ver:
- O que é integração de funcionários?
- Quanto tempo dura a integração de funcionários em uma empresa?
- 7 dicas para tornar a integração de funcionários rápida e efetiva
- Conclusão
Continue a leitura e compartilhe com a sua equipe!
O que é integração de funcionários?
Chamamos de integração de funcionários ou onboarding o processo de recepção de novos colaboradores na empresa. Esse processo visa não só receber bem os profissionais na nova “casa” como também inseri-los na cultura da empresa e na equipe.
A prática da integração de funcionários é muito relevante para o engajamento dos novos colaboradores, e começa ainda na admissão.
Quando esse processo é bem executado, a empresa desfruta de benefícios, como:
- Redução da curva de aprendizado;
- Aumento da retenção de talentos e diminuição de turnover;
- Maior e mais rápido engajamento com a equipe e a cultura organizacional;
- Fortalecimento da marca empregadora (employer branding).
E é por esses e outros motivos que empresas estão investindo em processos de integração mais organizados e robustos, obtendo benefícios efetivos.
Quanto tempo sua a integração de funcionários em sua empresa?
Não existe um tempo mínimo ou máximo para o processo de integração em uma empresa, mas recomenda-se distribuir o conteúdo a ser apresentado aos novos colaboradores de forma que não os sobrecarregue de informações de uma única vez.
As empresas também desenvolvem seus próprios modelos de onboarding, com diferentes estratégias e tempos de duração. Existem programas de integração de funcionários que duram apenas 3 dias, outros de uma semana, um mês ou até três meses.
Desta forma, cabe à equipe de Recursos Humanos questionar:
- Quais são as principais dificuldades que um novo colaborador enfrenta para se adaptar à empresa?
- Quais informações são essenciais para o início do trabalho em cada área?
- Quais treinamentos são necessários para habilitar os novos colaboradores ao trabalho?
- O que pode ser feito para melhorar a experiência de admissão e onboarding?
- Como tornar esse momento de chegada mais agradável e interativo?
Por isso, separamos as melhores dicas para dar agilidade e efetividade ao processo de integração de funcionários. Confira!
7 ideias para tornar a integração de funcionários rápida e efetiva
1 – Mapeie todo o processo
Mapear o processo é o primeiro passo para entender como tudo é feito atualmente e encontrar gargalos e pontos de melhoria.
Como já falamos no artigo Integração na empresa: como estruturar um processo otimizado e efetivo, na etapa planejamento, o RH e os gestores das áreas precisam se fazer alguns questionamentos:
- Quem é o responsável pelo processo de integração do novo colaborador?
- Qual o objetivo principal dessa integração?
- Quais ações e projetos já são realizados e quais podem ser acrescentados?
- Quais equipes precisam estar envolvidas?
Com as perguntas respondidas, desenhe as principais etapas da integração de funcionários e monte um processo padrão para ser aplicado no onboarding de todo novo colaborador.
Não esqueça de revisar esse processo sempre que possível. Afinal, melhorar não estraga!
2 – Não deixe nada nem ninguém para trás
Detalhes podem fazer um enorme estrago na integração de funcionários. Não ter o e-mail pronto ou o computador disponível no dia de ir para a área, por exemplo, com certeza irá alterar todo o cronograma de atividades seguintes.
Por isso, certifique-se de que nenhuma etapa, ação ou área ficou de fora do mapeamento. Com todos os responsáveis previamente comunicados sobre a chegada do novo colaborador – e cientes das providências que precisam tomar -, o risco de algo dar errado é bem menor.
A pessoa de TI saberá quais chaves precisa disponibilizar para o novo assistente administrativo e quando. A Segurança do Trabalho já terá separado os EPIs corretos e a quantidade exata para a nova turma de eletricistas, e o designer recém contratado para o marketing já vai ter o computador com os programas fundamentais para trabalhar.
Sem dizer o kit de boas-vindas, que não vai estar incompleto ou com o nome do novo colaborador escrito errado.
Esses são só alguns exemplos que ilustram a necessidade de planejamento e comunicação para que a experiência de integração não seja frustrante.
O uso de uma ferramenta de gestão online do processo de onboarding irá facilitar a construção do fluxo de admissão e onboarding, identificando cada etapa, responsável e prazo, dando mais agilidade.
Com o cadastro de um novo colaborador, todos são avisados automaticamente sobre as providências que precisam tomar.
Em breve, a UseRH irá lançar uma plataforma de Onboarding Digital com diversas funcionalidades para acelerar o dia a dia da admissão e integração de funcionários.
Recebimento e aprovação online de documentos, notificações automáticas e gestão de treinamentos obrigatórios estão entre as facilidades.
Muitas ações operacionais serão absorvidas pela plataforma, como as comunicações e o armazenamento de documentos. Com isso, o RH terá mais tempo para se dedicar a outras atividades estratégicas.
3 – Faça um checklist da admissão
Após concluir o processo de seleção de candidatos, é necessário manter os novos colaboradores informados sobre os próximos passos:
- Onde fazer o exame de admissão?
- Quais documentos enviar, para quem e por onde?
- Quando assinar o contrato ou levar a carteira?
Enviar um checklist vai evitar a desinformação, dar mais segurança e reduzir a ansiedade. Além disso, o checklist vai dar mais velocidade ao Departamento Pessoal, solicitando documentos necessários para ter acesso a benefícios, como vale-transporte.
Ele pode conter ainda outras informações importantes, como o regime de trabalho, benefícios, remuneração e horário de expediente.
Você pode ver todos os documentos necessários para admissão de funcionários no artigo da Rhopen Consultoria.
4 – Prepare um kit de boas-vindas
Como é bom ser recebido com um presente que já te deixa na identidade da empresa. O kit de boas-vindas não é apenas uma modinha, mas um reforço da marca empregadora para o novo colaborador.
A sua empresa pode ser criativa e inovar com presentes que representem os seus valores e que sejam úteis para o dia a dia do colaborador.
Garrafinha, camisa, mouse pad, caneta, planner, caneca, suporte para celular e uma gentil carta de boas-vindas são alguns dos itens mais comuns, mas não são uma regra.
No entanto, a integração de funcionários não se resume ao kit de boas-vindas. Ele é parte da estratégia de integração, que envolve várias outras etapas.
Todavia, ele torna o onboarding memorável e contribui para deixar a experiência mais leve e descontraída. Muitas vezes é carregado de significado para o colaborador, como o marco de início de uma nova jornada profissional.
5 – Apresente a empresa, em todos os sentidos
Apresentar a empresa para o novo colaborador é parte essencial da integração de funcionários.
O novo colaborador deve ser apresentado imediatamente ao novo gestor e à equipe de trabalho. Também deve ser conduzido para um tour pela empresa e apresentado aos colegas de outros setores.
Também é interessante que sejam informadas ao recém contratado as facilidades que existem no interior da estrutura da empresa e ao redor dela.
Ou seja, que conheça a localização de restaurantes, farmácias, academias, padarias, estacionamentos, transportes públicos.
Além disso, a história da empresa, bem como missão, visão, valores e elementos que fazem parte parte da cultura corporativa precisam ser reforçados.
Apresente também processos, procedimentos e ferramentas internas, de forma a habilitá-lo para o início do trabalho.
6 – Organize treinamentos de integração
A história da empresa, missão, visão e valores, assim como procedimentos internos, orientações sobre pagamento, benefícios, uso de ferramentas, entre outras informações importantes podem ser divididas em treinamentos de integração.
Esses treinamentos podem ser presenciais ou online. A vantagem do modelo online é que são reproduzidos em diferentes onboardings, sem ocupar o tempo de gestores e responsáveis pelo T&D para repetir as mesmas informações.
Por isso, recomendamos o uso da Universidade Corporativa da UseRH, e criar uma trilha de onboarding, onde todos os treinamentos de integração são listados na ordem desejada pela empresa.
Outra vantagem de realizar os treinamentos de integração de forma online é conseguir fazer o onboarding de novos colaboradores à distância.
Desta forma, a empresa economiza custos que teria com deslocamento e hospedagem, principalmente de colaboradores em regime remoto.
Conclusão
A integração de funcionários é um processo que marca o início da jornada de um novo colaborador na empresa, e que deve ser bem planejado para não gerar ainda mais dúvidas ou até frustrações.
Para isso, existem diversas ações que o RH e os gestores de área podem realizar para que o processo seja mais ágil e efetivo.
O uso de plataformas de gestão de RH online facilita ainda mais o processo de integração de funcionários, pois reduzem o tempo gasto por gestores e pelo RH com atividades operacionais.
Empresas com alto volume de contratações e chegada constante de novos colaboradores se beneficiam demasiadamente dessas ferramentas.
Para saber mais sobre as soluções de Onboarding e Universidade Corporativa da UserRH, entre em contato agora mesmo.
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