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[7 dicas] Como escolher o software de RH perfeito para a sua empresa

Um dos conceitos mais comentados no mundo do RH atualmente é o de RH estratégico, que cresceu com a digitalização acelerada dos últimos dois anos.

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Um dos conceitos mais comentados no mundo do RH atualmente é o de RH estratégico, que cresceu com a digitalização acelerada dos últimos dois anos.

Muito mais atento aos resultados e impactos das ações desenvolvidas pelo setor na empresa do que ocupado com burocracias e procedimentos operacionais, esse novo jeito de gerir pessoas necessita aumentar a eficiência da área.

Neste sentido, não cabem mais a falta de processos automatizados, o excesso de planilhas, a visualização deficiente de informações e as ferramentas que fazem apenas um pedaço do trabalho. 

Se identificou com alguma dessas práticas? É sinal de que você está no artigo certo. 

Investir em um software de RH vai facilitar o dia a dia da sua equipe de gestão de pessoas e liberá-la para tarefas estratégicas e que realmente farão a diferença para a sua empresa.

Para uma decisão mais acertada na escolha do software de RH para a sua empresa, continue lendo!

O que é um software de RH?

O software de RH é um programa que auxilia na gestão de pessoas, permitindo às empresas fazer o gerenciamento de seus processos de recursos humanos.

No mercado atual, existem diferentes tipos desses programas.

Alguns operam de forma que automatiza grande parte da rotina da área, como recrutamento e seleção, fluxo de onboarding, e outras áreas, geralmente, resolvendo grande parte do processo burocrático do setor.

Quais os tipos de software de RH?

Como dito anteriormente, no mercado atual, existem diversos tipos de softwares de RH para os mais diversos tipos de finalidades.

Eles costumam sanar os processos burocráticos das principais áreas do universo de recursos humanos, que vão desde o processo de recrutamento e seleção, até o offboarding do colaborador.

É claro que cada empresa de software de RH possui suas funcionalidades específicas em seus sistemas. Mas existem alguns problemas gerais que a maioria delas busca resolver.

A seguir, falaremos de alguns tipos de software de RH mais populares do mercado:

Visando agilizar as etapas de recrutamento e seleção de novos colaboradores, esse software comumente possui funcionalidades que simplificam os processos e diminuem o tempo de contratação.

As funcionalidades mais comuns são: divulgação de vagas em painel, gerenciamento de candidatos e currículos, etapas práticas de seleção, gestão de desempenho dos candidatos, dentre outras.

Um software de RH voltado para admissão e onboarding de novos colaboradores busca minimizar a burocracia nos processos do departamento pessoal, a partir de uma gestão ampla das etapas de admissão.

No módulo de Onboarding da UseRH, por exemplo, você consegue criar fluxos personalizados para cada modelo de contratação (PJ, CLT, estágio, etc), além de ter uma visão em workflow dos fluxos de admissão, com aprovações eletrônicas, relatórios e comunicações automáticas.

LMS ou Universidade Corporativa

Mais conhecido como LMS (Learning Management System) ou Sistema de Gestão de Aprendizagem, em tradução direta, esse tipo de software de RH disponibiliza diversas funcionalidades voltadas para aprendizagem e desenvolvimento dos colaboradores.

Esses sistemas costumam disponibilizar treinamentos pré-prontos ou produzidos pela própria empresa de acordo com as estratégias de T&D previamente definidas. Voltada para o EAD, eles promovem uma cultura de aprendizagem nas empresas de forma prática e eficiente.

Na Universidade Corporativa da UseRH, por exemplo, você já conta com alguns cursos já preparados pelo nosso time de consultoria, além de diversas funcionalidades como gamificação, trilhas de aprendizagem, dashboard com indicadores e emissão de certificados.

Pensado em agilizar os processos de avaliações de desempenho, uma ferramenta de avaliações geralmente possui funcionalidades que possibilitam às empresas construírem ciclos completos de gestão de desempenho, com métricas definidas e relatórios de resultados.

Além disso, no módulo de Avaliações da UseRH, você também consegue construir Planos de Desenvolvimento Individuais junto com os colaboradores, estipular metas, fornecer feedbacks personalizados, com suporte para todos os tipos de avaliações de desempenho praticados pelo setor.

Uma das maiores vantagens de investir em um software de RH é, sem dúvidas, conseguir automatizar e otimizar os processos do setor. 

Com isso, a equipe ganha agilidade e até os custos são reduzidos quando o sistema integra diferentes ferramentas, aumentando a eficiência.

Menos burocracia é igual a mais foco em ações de melhoria do bem-estar e da produtividade dos colaboradores de toda a empresa.

Outro grande ganho das empresas com a utilização dos softwares de RH é a visualização mais clara das métricas do setor. Quanto tempo é perdido alimentando planilhas e cruzando dados para conseguir obter indicadores de performance?

Quase todos os softwares e sistemas de RH permitem gerar relatórios a partir dos dados já organizados.

Entre os benefícios que um software de RH pode trazer para a sua empresa estão:

  • Automatização e otimização de processos;
  • Economia de tempo e recursos, reduzindo custos operacionais;
  • Aumento da produtividade;
  • Facilidade de acesso remoto, sem depender de uma intranet;
  • Segurança de informações no armazenamento de dados dos funcionários;
  • Redução do risco de erros processuais;
  • Facilidade na composição de relatórios;

Agora que você já sabe que existe tecnologia para quase tudo no mundo do RH, confira essas 7 dicas de como escolher um software de RH perfeito para a sua empresa.

1 - Identifique as necessidades

Perfeito é um adjetivo que indica que algo é completo, sem defeito e que não deixa muitas dúvidas, segundo o dicionário Priberam da Língua Portuguesa.

Mas, perfeito para quê?

Esse é o primeiro ponto. Para que você deseja um software de RH? 

Questione e faça um levantamento de necessidades com a equipe: 

  • Quais são as prioridades da empresa?
  • Quais as principais entregas do RH?
  • Quais são os processos com menor performance?
  • Existem deficiências de outros setores que podem ser resolvidas com ações de RH?
  • Que ações são essas? 
  • Quais os processos envolvidos?
  • De quais ferramentas precisam?
  •  

Com esse diagnóstico, será possível identificar onde estão concentrados os gargalos, se em departamento pessoal, recrutamento e seleção, treinamento e desenvolvimento, gestão de benefícios etc.

2 - Defina as características do software

Ao listar todas as necessidades, como sugerido no primeiro tópico, automaticamente terá formado um check list de critérios que o software de RH a ser adquirido deve atender. Ou seja, suas características.

Desta forma, você pode eliminar os que não atendem ou os que entregam funcionalidades que não são importantes.

3 - Pesquise e estude as opções

Utilize um buscador para levantar possíveis fornecedores e fazer uma pesquisa minuciosa. Procure conhecer seus clientes, encontrar comentários e avaliações sobre ela e entender se realmente entrega o que promete.

Você pode começar conhecendo mais do nosso sistema da UseRH, que conta com soluções para treinamento e desenvolvimento, admissão de colaboradores e avaliações de desempenho.

4 - Defina o orçamento

Também chamado budget, é um ponto essencial para a contratação de qualquer serviço. Ele dará o direcionamento para a busca do melhor custo-benefício.

5 - Faça um benchmarking

Além de procurar as informações na internet, converse com os atuais clientes, entenda como utilizam a plataforma, entenda os pontos positivos e os negativos e de que forma aproveitar melhor as funcionalidades.

O benchmarking é uma ótima forma de aprender novos métodos e práticas inovadoras.

6 - Solicite uma demonstração

Entre em contato com a empresa e peça uma demonstração detalhada do produto, assim você e sua equipe poderão visualizar na prática as funcionalidades e compreender como usá-las no dia a dia. 

Aproveite o momento para tirar dúvidas e revisar os critérios do check list. 

7 - Faça um teste

Outro ponto importante é pedir um período de teste gratuito antes de contratar o software. 

Essa prática é muito comum, e será a oportunidade para analisar a usabilidade, se é fácil ou difícil, assim como o atendimento pelos canais de comunicação com o cliente. Leve o seu time para dentro da plataforma e utilize todos os recursos. 

A partir dessas dicas você e sua equipe poderão escolher com mais facilidade e de maneira planejada o software de RH que trará impactos positivos para todos: RH, colabores e empresa.

O mercado de tecnologias para RH cresceu nos últimos anos e novas soluções mais robustas surgiram com a promessa de facilitar o dia a dia da gestão.

Em uma rápida pesquisa em sites de busca na internet você encontrará desde sistemas para recrutamento e seleção usando inteligência artificial até desenvolvimento de pessoas com people analytics.

Porém, é preciso ficar atento, pois existem softwares que entregam apenas uma ferramenta para o RH. E talvez seu departamento continue sofrendo com a fragmentação dos processos e custos altos de manutenção.

Já outros programas resolvem múltiplas necessidades, reunindo um grupo de soluções. Neste caso, é preciso analisar se contratar todo o pacote não gerará custos extras não justificáveis. 

Sendo assim, é muito importante entender o que o departamento precisa resolver antes de fazer a contratação.

A UseRH, por exemplo, é uma empresa que nasceu há alguns anos com um sistema de gestão de aprendizagem (LMS) para a construção de Universidades Corporativas e, hoje, já conta com mais dois módulos: avaliações e onboarding.

Especificamente na Universidade Corporativa, nós garantimos uma experiência intuitiva para o RH construir treinamentos e para o colaborador estudar de forma autônoma e remota.

Com esta solução, os RH’s conseguem massificar capacitações obrigatórias, aplicar testes de conhecimento, acompanhar o progresso dos funcionários e medir indicadores, tudo isso à distância.

Mas quais os diferenciais?

O principal diferencial do nosso sistema está no fato de que ele foi pensado POR profissionais de RH, PARA profissionais de RH. Sendo assim, a construção do sistema está baseada nas principais dores que esse setor das empresas enfrenta.

Além disso, temos módulos diferentes que solucionam as principais dores que o setor passa no dia a dia. Conheça mais sobre eles no nosso site!

Está sofrendo com a falta de engajamento nos treinamentos? A UseRH ajuda com a gamificação, trilhas de aprendizagem personalizadas e suporte à multiformatos na Universidade Corporativa!

Está precisando de melhorar a gestão de desempenho? Com o módulo de Avaliações você consegue criar ciclos completos de avaliação, com relatórios de resultados, definição de metas e PDI!

Precisa otimizar o tempo de admissão? No Onboarding você garante uma gestão de documentos otimizada, com fluxos personalizados de contratação e uma comunicação integrada do novo colaborador com a empresa.

Ademais, nós oferecemos muito mais que um sistema de RH. Por fazermos parte do Grupo Rhopen, nós também te oferecemos suporte com os nossos melhores consultores de RH, nunca te deixando na mão para o que precisar.

Quer conhecer mais do nosso sistema? Acesse aqui e nosso time entrará em contato o mais rápido possível com você!

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