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7 dicas para escolher o software de RH ideal para a sua empresa

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Um dos conceitos mais comentados no mundo do RH atualmente é o de RH estratégico, que cresceu com a digitalização acelerada dos últimos dois anos.

Muito mais atento aos resultados e impactos das ações desenvolvidas pelo setor na empresa do que ocupado com burocracias e procedimentos operacionais, esse novo jeito de gerir pessoas necessita aumentar a eficiência da área.

Neste sentido, não cabem mais a falta de processos automatizados, o excesso de planilhas, a visualização deficiente de informações e as ferramentas que fazem apenas um pedaço do trabalho. 

Se identificou com alguma dessas práticas? É sinal de que você está no artigo certo. 

Investir em um software de RH vai facilitar o dia a dia da sua equipe de gestão de pessoas e liberá-la para tarefas estratégicas e que realmente farão a diferença para a sua empresa.

Para uma decisão mais acertada na escolha do software de RH para a sua empresa, continue lendo!

O que é um software de RH?

O software de RH é um programa que auxilia na gestão de pessoas, permitindo às empresas fazer o gerenciamento de seus processos de recursos humanos.

No mercado atual, existem diferentes tipos desses programas. 

Alguns operam de forma automatizada grande parte da rotina da área, como recrutamento e seleção, fluxo de onboarding, projeto de treinamento e desenvolvimento, avaliações de desempenho, pesquisa de clima, entre outras atividades.

Por que investir em um software de RH?

Uma das maiores vantagens de investir em um software de RH é, sem dúvidas, conseguir automatizar e otimizar os processos do setor. 

Com isso, a equipe ganha agilidade e até os custos são reduzidos quando o sistema integra diferentes ferramentas, aumentando a eficiência.

Menos burocracia é igual a mais foco em ações de melhoria do bem-estar e da produtividade dos colaboradores de toda a empresa.

Outro grande ganho das empresas com a utilização dos softwares de RH é a visualização mais clara das métricas do setor. Quanto tempo é perdido alimentando planilhas e cruzando dados para conseguir obter indicadores de performance?

Quase todos os softwares e sistemas de RH permitem gerar relatórios a partir dos dados já organizados.

Entre os benefícios que um software de RH pode trazer para a sua empresa estão:

– Automatização e otimização de processos;

                                 – Economia de tempo e recursos, reduzindo custos operacionais;

                                 – Aumento da produtividade;

                                 – Facilidade de acesso remoto, sem depender de uma intranet;

                                 – Segurança de informações no armazenamento de dados dos funcionários;

                                 – Redução do risco de erros processuais;

                                 – Facilidade na composição de relatórios;

Tipos de software de RH

O mercado de tecnologias para RH cresceu nos últimos anos e novas soluções mais robustas surgiram com a promessa de facilitar o dia a dia da gestão.

Em uma rápida pesquisa em sites de busca na internet você encontrará desde sistemas para recrutamento e seleção usando inteligência artificial até desenvolvimento de pessoas com people analytics.

Porém, é preciso ficar atento, pois existem softwares que entregam apenas uma ferramenta para o RH. E talvez seu departamento continue sofrendo com a fragmentação dos processos e custos altos de manutenção.

Já outros programas resolvem múltiplas necessidades, reunindo um grupo de soluções. Neste caso, é preciso analisar se contratar todo o pacote não gerará custos extras não justificáveis. 

Sendo assim, é muito importante entender o que o departamento precisa resolver antes de fazer a contratação.

A USERH, por exemplo, é uma startup que está no mercado há cerca de dois anos com um sistema de gestão de aprendizagem (LMS) para construção de Universidades Corporativas.

A plataforma promove uma experiência intuitiva para o RH construir treinamentos e para o colaborador estudar de forma autônoma e remota.

Com esta solução, os RH’s conseguem massificar capacitações obrigatórias, aplicar testes de conhecimento, acompanhar o progresso dos funcionários e medir indicadores, tudo isso à distância.

Para quem essa solução seria indicada?

Para empresas que precisam promover ações de treinamento e desenvolvimento de forma recorrente, com agilidade e em escala, que estejam preocupadas em mensurar os resultados, que precisam capacitar equipes remotas e engajar colaboradores na cultura da empresa.

E, em breve, a USERH fará o lançamento de outros dois módulos: Onboarding e Avaliações. O primeiro, visa padronizar e automatizar o processo de chegada de novos funcionários, reunindo todas as áreas responsáveis pela mobilização, e proporcionando segurança e acompanhamento em tempo real.

Já no módulo de Avaliações, ferramentas que são geralmente vendidas de forma separada estarão disponíveis em uma grande central de pesquisa, incluindo: avaliação de desempenho, PDI, feedback, pesquisa de clima, pesquisa de satisfação e até avaliação do período de experiência.

Os gestores poderão optar por adquirir todos os módulos ou apenas um deles, sendo que todos podem ser integrados.

Agora que você já sabe que existe tecnologia para quase tudo no mundo do RH, confira essas 7 dicas de como escolher um software de RH perfeito para a sua empresa.

1 - Identifique as necessidades

Perfeito é um adjetivo que indica que algo é completo, sem defeito e que não deixa muitas dúvidas, segundo o dicionário Priberam da Língua Portuguesa.

Mas, perfeito para quê?

Esse é o primeiro ponto. Para que você deseja um software de RH? 

Questione e faça um levantamento de necessidades com a equipe: 

                            – Quais são as prioridades da empresa?

                            – Quais as principais entregas do RH?

                            – Quais são os processos com menor performance?

                            – Existem deficiências de outros setores que podem ser resolvidas com ações de RH?

                            – Que ações são essas? 

                            – Quais os processos envolvidos?

                            – De quais ferramentas precisam?

Com esse diagnóstico, será possível identificar onde estão concentrados os gargalos, se em departamento pessoal, recrutamento e seleção, treinamento e desenvolvimento, gestão de benefícios etc.

2 - Defina as características do software

Ao listar todas as necessidades, como sugerido no primeiro tópico, automaticamente terá formado um check list de critérios que o software de RH a ser adquirido deve atender. Ou seja, suas características.

Desta forma, você pode eliminar os que não atendem ou os que entregam funcionalidades que não são importantes.

3 - Pesquise e estude as opções

Utilize um buscador para levantar possíveis fornecedores e fazer uma pesquisa minuciosa. Procure conhecer seus clientes, encontrar comentários e avaliações sobre ela e entender se realmente entrega o que promete.

4 - Defina o orçamento

Também chamado budget, é um ponto essencial para a contratação de qualquer serviço. Ele dará o direcionamento para a busca do melhor custo-benefício.

5 - Faça um benchmarking

Além de procurar as informações na internet, converse com os atuais clientes, entenda como utilizam a plataforma, entenda os pontos positivos e os negativos e de que forma aproveitar melhor as funcionalidades.

O benchmarking é uma ótima forma de aprender novos métodos e práticas inovadoras.

6 - Solicite uma demonstração

Entre em contato com a empresa e peça uma demonstração detalhada do produto, assim você e sua equipe poderão visualizar na prática as funcionalidades e compreender como usá-las no dia a dia. 

Aproveite o momento para tirar dúvidas e revisar os critérios do check list. 

7 - Faça um teste

Outro ponto importante é pedir um período de teste gratuito antes de contratar o software. 

Essa prática é muito comum, e será a oportunidade para analisar a usabilidade, se é fácil ou difícil, assim como o atendimento pelos canais de comunicação com o cliente. Leve o seu time para dentro da plataforma e utilize todos os recursos. 

A partir dessas dicas você e sua equipe poderão escolher com mais facilidade e de maneira planejada o software de RH que trará impactos positivos para todos: RH, colabores e empresa.

Que tal conhecer mais sobre o software de RH da USERH?

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